Page 45 - 新时期档案管理模式理论与发展创新

第一章 档案管理

草案反映了文件修改、丰富、完善的过程，也具有较高的科学研究或历史价值。
（4）外观类型与档案的价值
文件的外观类型是指其制成材料、记录方式、笔迹、图案等，它们的特殊性
在一定程度上也影响档案的价值。例如：有些文件因载体材料的独特、古老、珍

稀而具有文物价值；有些文件因出自书法家之手或装帧华美而具有艺术价值；也
有些文件因有著名人物的题词、批注、签字而具有纪念价值等。因此，在鉴定档
案时，对于外观类型独特的文件要通过具体分析其特殊意义才能判定价值。
4. 保管状况标准

（1）完整程度与档案的价值
完整程度是指一个立档单位、一个时期、一个地区档案数量的齐全状况。档
案的完整程度在一定条件下对档案的价值产生影响。例如：在鉴定时，我们有时
会看到某份文件的价值并不大。但是，由于这个时期该单位保存下来的档案数量

很少，如果再剔除一些文件，就会造成历史的空白，于是这份文件的价值因此会
相应提高，可以适当地延长其保管期限。
（2）内容的可替代程度与档案的价值
在鉴定时，如果我们看到一份文件的内容已经被其他更重要的文件所包括，

那么该份文件的价值可以从严判定；反之，如果一份文件只反映了全貌中一个方
面的问题，但又别无其他材料，那么这份文件的价值就相对提高。例如：一般来
说，本单位的年度总结和统计报表等应该永久保存，季度、月份的总结和统计报
表应长期或短期保存；但是，在没有年度的总结和统计报表的情况下，季度和月

份的总结和统计报表就会变得重要起来，其价值就会相应提高。再如：在有定稿
和正式文件的情况下，副本、草稿的价值比较小，一般可以不归档；而在没有定
稿和正本的情况下，副本、草稿的价值则相对提高，可归档视为正本保存。
（二）社会利用标准

1. 利用方向与档案的价值
利用方向是指利用者对档案内容和类型需求的趋向性。不同历史时期、不同
职业、不同目的的利用者，其所需档案的内容和类型存在较大差别。例如：单位
的领导所从事的是决策性工作，因此常需要方针政策性的档案，或反映单位全面

情况的档案；而业务部门的人员则更多地需要那些反映具体情况的决定、报表等。
为了掌握利用需要的方向，我们需加强对现有档案利用状况的统计和研究，总结

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