Page 82 - 新时期档案管理模式理论与发展创新

新时期档案管理模式理论与发展创新
Theory and Development Innovation of Archives Management Model in the New Era

革命，这一革命最核心的特点就是档案管理工作不再是一种被动的知识保管行为，
而是一种主动的价值创造、知识开发进程。当然，在现实中人们对电子档案管理
及开发的价值认知还存在着一些误区。
（一）盲目推崇“无纸化办公”

在促进档案电子化过程中，有些管理者没有真正理解档案作为一种知识数据
的运行规律和开发规律，盲目借助于 OA 系统、财务一体化系统等实施“无纸化
办公”，使得档案资源高度依赖“云端管理”，而忽略了线下纸质档案产生的规
律，从而使得对电子档案的管理存在“为了数据化而数据化”的问题，导致大量

档案游离于电子档案管理系统之外，形成“纸质档案”和“电子档案”两个系统
的割裂。
（二）电子档案管理机制存在不配套问题
电子档案的产生、收集、数据化处理、上传、分类、共享、开发、利用、保

密等是一个有机的管理体系，任何一个环节发生了问题或者说设计不到位都会影
响电子档案数据体系的完整度。我们以企业运行中档案的“电子化管理”为例，
企业档案的产生广泛分布于企业研发、规划、设计、生产、营销、管理等不同的
业务板块和环节，各业务条线、业务部门基于自身有限的纸质档案管理经验和认

知对档案进行管理，缺乏整体的协调和统筹，导致档案在从静态向动态转化过程
中、从纸质形态向数据形态转化的过程中缺乏足够的制度协调、流程协调和技术
协调，最终导致企业建立的电子档案管理体制缺乏整合，进而影响到了其档案资
源开发的价值最大化目标。

（三）“档案信息孤岛”问题突出
本质上来讲，档案信息资源的电子化是“存量数字化，增量电子化”的一种
发展战略，讲究的是高层推动、顶层设计、全员统筹、全流程实施，借助于完整
的档案数据库实现分布式协同共享。但是在现阶段中国不同主体实施的“电子档

案”战略中，由于规划步调不一致、相关数据库系统建设重复规划等，导致已经
建立起来的“电子档案管理系统”与其他兄弟单位、行业组织甚至是上级主管部
门等的“电子档案管理系统”之间没有形成一个大数据所提倡的那种“智慧云盘”，
这就是一种典型的“档案信息孤岛”。大数据认为，在组织内部、组织与组织之

间均可以借助于数据共享的“智慧云盘”实现互联互通和情报信息共享，在整体
上有利于形成一种信息团体优势，这种团体化的运作有利于降低交易成本。

70