Page 77 - 新时期档案管理模式理论与发展创新

第二章 电子档案管理

2008 年，共同 98 个机构开展了电子档案标准化项目（简称 EAD）。在所有参与
EAD 项目的机构中 69% 的机构为高校；31% 的机构为国家单位。而多数 EAD
项目均是有美国及西方其他发达国家所主持的。其中，美国机构占绝大多数，比
例高达 80% 左右。然后是英国、澳大利亚、葡萄牙、德国、荷兰以及欧盟等。

目前，西方国家已经取得了阶段性的成果并且建立了系统性的档案电子化流程其
主要分为以下几个步骤。
（一）建立 EAD 模板
EAD 模板是电子档案标准化的初始阶段项目组会根据馆藏内容等实际情况

选择适当的元素、转换方式、建立统一的模板、统一的样式表等在将要进行的任
务中所涉及的一切重要因素总的来说就是制定一个规则，通过这一规则来确保
所生成检索工具的一致性和标准化。因此，从该阶段开始许多项目组开始大量使
用对 XML、SGML、XSL 等语言进行编辑的软件统计结果显示项目组最常用的

模板编辑软件为 NoteTab、AuthorEditor、XMetal、XMLSpy 和 AdeptEdit。同时
NSGMLS、SX 等语义分析软件也在该阶段工作中发挥着重要的作用。
（二）建立批量转换 EAD 检索工具
由于检索工具对于项目组自身的技术要求很高。因此，为了降低开发成本，

一些技术力量较为薄弱或是资金有限的项目组往往会将这部分工作交由专业的技
术公司负责处理。以英国档案中心的伯德雷恩图书馆为例，其所辖的特殊馆藏部
及西部手稿在电子化的过程中就将批量转换任务外包给了数据公司。据统计，此
类项目约占所有项目的 4% 在调研的所有项目中 96% 的项目组自己完成了该部

分工作，其中 69% 的项目组使用既有软件如 XMetal、XMLspy 等实现 EAD 检索
工具的生成。
（三）批量转换为 HTML 格式
当项目组完成 EAD 检索工具的批量转换后，为了使用户能够更好地分享项

目成果，项目组需要将基于 XML 的 EAD 检索工具转换为 HTML 格式。在这一
阶段绝大多数项目组都使用了 XSLT 技术 XSL 样式表是最为简便的用于 XML 转
换为 HTML 格式的工具。从西方国家的经验来看档案电子化过程中最为重要的
一点是档案著录标准问题其将直接关系到档案管理的有效性。西方国家已经初步

建立了通行的档案著录标准。由于中国在这方面起步较晚因此非常需要深入研究
并且积极与国际接轨。

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