Page 78 - 新时期档案管理模式理论与发展创新
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新时期档案管理模式理论与发展创新
Theory and Development Innovation of Archives Management Model in the New Era
四、电子档案标准化应当注意的问题
档案著录标准是档案电子化，电子档案管理实现的重要环节。网络环境下电
子档案著录的方式与传统档案著录之间存在着截然不同的差异。如果不能够按照
电子档案著录标准实施操作那么整个档案电子化活动将宣告失败。由于中国在这
一领域内起步较晚，而且缺乏相关的经验。因此，有必要深入研究西方先进经验
成果。具体而言应当注意以下几方面的问题。
第一，档案著录标准问题。由于电子档案是一种基于现代信息技术的档案管
理模式。其在著录的过程中所使用的技术必然与传统著录技术有所差异。而随着
信息全球化时代的来临档案管理的国际化将成为一种必然的趋势。因此，有必要
确定与国际接轨的档案著录标准。
第二，兼容性和发展性。随着各专业领域及信息技术的精湛毋庸置疑元数
据标准也将不断地随着专业与技术的进步而发展。新的著录规则会不断地产生
EAD 本身也会不断完善和做现实性的调整。所以，在 EAD 编码时就要考虑与其
他种类元数据可能的兼容性这种兼容性应该有利于实现档案界内部传统文件著录
和电子文件著录的统一应该注意国际化与本土化相结合的问题注意兼容性和本身
的系统性以及自身未来的扩展性。
第三，著录项目的重复和冗余 EAD 以其面向专业领域的特色为档案和手稿
资源的著录提供了非常丰富的著录元素描述项目多而完整，可以实现对档案资料
详尽的描述和存取。但是需要注意的是在尽量全面著录揭示档案信息的同时要减
少著录项目不必要的重复和冗余。著录元素与属性的选择要符合被著录档案资料
的实际状况、原来的管理基础以及利用著录信息的用户特点等现实条件，没有必
要为了求全而使用全部或者不必要的元素来进行著录，这样反而会增加著录人员
不必要的工作量而且对于其用户而言大量非必要的著录信息会干扰其对有用信息
的提取增加档案利用的负担。
第四，同一元素在不同著录级别中的不同规定。EAD 元素多样使用也有很
多的规定性其中需要特别注意的是同一元素在不同著录级别中的不同使用规定。
同一元素在不同著录级别中的使用不同于著录项目的重复和冗余这一点需要特别
地明确。
第五，同用户群体的个性化特征档案用户群体类型多样对著录信息的需求层
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