Page 208 - 企业人力资源管理理论及实践创新

企业人力资源管理理论及实践创新
Enterprise Human Resource Management Theory and Practice Innovation

（一）纸质文件的安全保密
①保密文件的收进。接收任何保密文件都要签收、登记，保密文件的登记、
编号应与一般文件分开进行。不要打开标有“机密”的信件，保密文件应由指定

人员或收文部门拆封。传阅保密文件必须由指定人员统一掌握。保密文件信息只
发给或传阅到被授权的人员，并要签收。
②保密文件的发出。保密文件要由机要打字员打印或指定的印刷厂印刷，其
装封应按批准份数认真清点，切忌将不同密级的文件混放于同一信封；密件的信

封上要以戳记标明文件的密级。在传递保密文件或资料时，要放在文件夹、盒中
携带，以防失密和散落丢失，应由专人、专车接送，并采取必要的安全措施。利
用计算机、传真机传输保密文件，必须采用加密装置；绝密文件不得利用计算机、
传真机传输。当传真保密信息时，需使用具有保密功能的接收设备或要求接收人

等在传真机旁收取；在没有确认电话另一端人员身份和是否被授权获得信息之前，
不要通过电话传递保密信息。
③保密文件的保管。所有保密信息应进行分类，放入有类别标记的专用文件
夹中，并标明“机密”，保存在带锁的铁制柜子里；保密的计算机信息要用密码

锁住；不再需要的保密文件要用碎纸机粉碎。
④保密文件的利用。保密文件的复制必须履行审批、登记手续，复印完成后，
应将保密原件取走，不要留在玻璃板上。复制文件应按原文件密级进行管理；常
用的保密文件随手入柜加锁，不要把机密文件留在办公桌上，应锁入抽屉或柜子；

保密信息不能在单位内部大范围利用，更不能流入别的单位。
（二）电子文件的安全保密
电子文件无固定形式，具有可重复利用、网上交互利用、网络远距离传输的
特点。要依靠技术、制度及对利用人员的管理，既实现人力资源电子文件最大限

度的利用，又要使信息得到可靠、安全、有效的保护。
1. 电子文件安全保密要求
电子文件的保密与安全是十分重要的。一方面，电子文件的利用有其自身特
点，同纸质文件的利用相比，更加难以控制。另一方面，人们对电子文件的管理

经验不足，有时不能及时发现问题。因此，必须树立电子文件信息安全意识，防
止出现泄密、信息失真、文件受损、病毒入侵等方面的问题，遵循电子文件的安
全保密要求。

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