Page 209 - 企业人力资源管理理论及实践创新

第七章 人力资源管理的信息开发与人才建设

电子文件的利用方式，应视利用者的情况而定，不能无原则地向利用者提供
全部利用方式。采用在线利用或直接利用方式时，应对信息内容进行加密处理，
并对所使用的密钥进行定期或不定期的更换。无论采用哪种利用方式，系统都应

对利用的全过程进行有效跟踪监控，并自动进行相关的记录，作为对利用工作查
证的依据。
根据电子文件内容的密级层次，进行有效的管理。一般情况下，对于内容不
是完全开放的电子文件，不宜用拷贝的方式提供利用。对于提供利用的拷贝件的

制作，必须在有效监控下进行。
电子文件利用时，计算机显示器应放置在他人看不到屏幕的地方。如果来访
者走近，应迅速滚动页面或关小亮度，还可保存文件关闭显示器；计算机打印保
密材料要人不离机。

为了确保电子文件的安全，使用密码保护计算机数据，并定期更换；重要的
文件要备份，存储在安全、加锁的地方，磁盘不能保存在过冷或过热的地方；存
有保密文件的软盘不带出单位；对计算机经常进行查毒、杀毒；计算机可安装警
报系统，防止信息被盗。

2. 电子文件安全保密管理措施
由于电子文件载体多为磁性材料，其存放环境和防护设备与纸质文件有明显
差别。在电子文件形成、处理、归档和利用的各个环节，信息都有被更改、丢失
的可能性，即使拥有完善的信息安全技术，也需要有相应的管理措施做保证。建

立并遵守科学、合理、严密的管理制度，消除信息失密的隐患，是维护电子文件
安全与保密的重要措施。
①文件的存储介质的备份。文件的存储介质主要有磁盘及光盘等。计算机系
统中的文件必须有可靠的备份，以便在计算机系统发生软件、硬件故障和其他意

外事故时，能够有恢复补救的手段，不致造成人力资源信息管理工作的损失和混
乱。应该把文件备份纳入人员的岗位责任制。存储电子文件信息的载体或包装盒
上应贴有标签，标签内填写编号、名称、密级、保管期限、硬件及软件环境等。
②电子文件信息的安全保密检查。第一，开关机系统状态检查。为了维护电

子文件的安全，应该规定开机后首先要对照关机状态记录，确认系统数据和文件
是否完整和准确。在每日工作结束前则应将当日文件备份，并将正在处理的文件
状态记录下来，以备开机时检查。第二，用户合法性检查。为了防止网络信息数

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