Page 103 - 数字化时代档案工作发展及创新

» 第四章 数字化档案信息及安全管理要点

第四章 数字化档案信息及安全管理要点

第一节 数字化档案信息建设概述

一、数字化档案信息建设的优势

档案的数量逐年增加，对档案信息的管理要求越来越严格，传统以纸张为载体的
文件存储和应用已不再适应现代社会的需求。人们不仅要求档案能够便于保存和管理，

还要具备方便检索查找、运用快捷简便的特点，这使得高科技产品越来越广泛地运用

于档案信息管理工作，以达到带动工作效能的目的，档案管理工作也开始面临着巨大
变革。档案信息数字化是这一变革的新趋势。现在，许多文件的起草、签发、催办、
归档等运作过程在计算机和通信线路中进行，这样档案的前身必须以机读文件为主要

形态，那么档案也自然以机读形式存在。利用计算机技术、扫描技术、OCR 技术、数
字摄影技术（录音、录像）、数据库技术、多媒体技术、存储等高科技产品设备及技术，

能够将传统载体档案，通过高科技技术加工成数字档案形式，通过局域网、政务网、
互联网进行计算机检索和阅读。这种新的档案管理模式无疑具有以下几大优势：首先，

档案信息数字化有利于提高工作效率。通过档案数字化信息建设，档案以数字化形式
存储利用，以网络化形式相互连接，以计算机系统进行综合管理，三者形成一个动态

的、具有多功能立体构架的档案信息库，数字化效能转接实现多部门联动、资源共享，
为人们提供翔实、即时的数据信息，有利于提高管理效率水平和档案部门的服务水平。
其次，档案信息数字化有利于降低档案的管理成本，有利于经济效益的提高和档案文

件的保护。将传统的纸质载体档案信息对象转化为机读档案，无疑能够节约保管费用、
节省存储空间、延长档案的收藏保管使用年限，使档案查阅起来极为方便迅速，从而

减少了反复印制资料而造成的纸张和人员的浪费，避免对保管文件材料在利用过程中
的损坏。最后，档案信息数字化有利于珍贵原件的保护。档案作为一种特殊的信息载体，

特别是一些年代较久远的珍贵史料，具有一定的不可替代性和相当的历史价值，这样
的档案文件在使用过程中如果直接调阅原件，对史料的安全无疑造成极大威胁，也大

大提高了珍贵档案的管理维护成本。利用档案数字化处理技术，如通过现在通行的缩
微技术复制纸质载体文件，更有利于档案文件的广泛利用和对原件的保护。

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