Page 111 - 数字化时代档案工作发展及创新

» 第四章 数字化档案信息及安全管理要点

术应用于档案管理过程中由于涉及档案管理的多个方面，同时对技术、设备的要求都
较高，一旦设备机器出现故障就会影响档案信息的安全，如设备系统的软硬件对档案
信息的存储查找都是十分重要的，一旦其发生故障，设备既会出现问题，这样很可能
造成信息丢失等问题，而很多应用于档案数字化进程中的软件本身还存在一些缺陷，

容易遭到病毒的入侵以及黑客的攻击，这些都严重影响信息的安全；最后是工作人员
方面的问题，数字化档案信息化管理虽然相对于传统的档案管理更加便捷、方便，但
是仍然需要工作人员操作，但是很多工作人员由于对电子技术了解甚少，没有接受过
专业的学习训练，专业素质较低，很可能在工作过程中没有严格按照规范操作，造成

信息的泄露，或者由于缺乏责任心无意间将系统密码泄露，信息即会被窃取。以上都
是数字化档案信息中存在的安全性问题。

四、数字化档案信息安全的有效控制

（一）建立完善的制度
任何一项工作展开时都需要由完善的管理制度，为工作流程起到规范作用，确保
工作的顺利展开。对于数字化档案信息工作而言，科学完善的管理制度与体系更是十
分重要的，是确保档案信息安全性的前提，让工作人员在工作过程中有据可循、有法

可依，对工作人员起到一定的监管作用。完善的数字化档案管理制度应包括以下几点
内容：首先是要建立完善的业务管理制度，将工作内容分级，不同级别的工作人员由
相应的责任，明确各个工作人员的职能，避免工作中出现差错，同时不同级别由不同
级别的管理制度，确保在工作过程中每一个部门、级别都能层层把关，将工作落实的

过程中负起自己的责任，除此之外严格对档案的各项业务作出相应的制度，包括档案
的运行、查找、传输、保护等多个方面，确保各项工作安全展开，提升档案数字化工
作的质量。此外还需要建立完善的管理制度，在建设相关管理制度时需要参照国家颁

布的相关法律制度严格监管，同时还需要结合档案馆的实际情况，对档案运营的各个
方面进行仔细分析，确保每一个工作环节都有相应的管理制度，同时有明确的规定和
制度可以依照，保证每一个环节的工作都有序开展，促进档案数字化建设的发展。
（二）从国家层面制定规划强化基于数字化的信息管理设计

为了更好地提高基于数字化的信息管理水平，首先中国政府应该从国家层面入
手做好相应的基于数字化的信息管理的设计，从全面和权威的层面总体规划数字化档
案信息安全建设。从当前的基于数字化的信息管理制度来看，对基于数字化的信息管
理产生最大影响的是政府部门的规划、网络信息行业的规划、自身的建设规划等。这

就需要国家相关政府的组织和协调，特别是在档案信息安全管理中的风险控制、等级
设置、恢复机制及应急响应等，要符合现有信息安全建设的规定，又能体现档案信息

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