Page 113 - 数字化时代档案工作发展及创新

» 第四章 数字化档案信息及安全管理要点

第三节 数字化档案信息安全管理中的技术应用

一、数字化档案信息安全管理中的技术应用意义

（一）有助于降低档案管理工作的成本
在传统的档案管理工作中，档案资料以纸制品记录为主，且由于工作量巨大、耗
时耗力，档案管理部门所需要的人员众多，因而导致档案管理工作的成本极高。而数
字化技术在档案管理工作中的应用，不仅能够大幅度提高工作效率，且由于不需要大

量的纸制品消耗，因而能够减少对树木等自然资源的浪费，也可以减少相关单位在人
力资源方面上的成本损耗。此外，由于不需要再利用过多的空间去存储纸质档案资料，
因此相关单位还可以减少空间上的浪费，提高了空间的可利用率。

（二）有利于提高档案管理工作的保密性
在传统的档案管理工作中，档案资料大多以手写或打印的方式通过纸质材料来进
行保存，在时间的浸染下，油墨可能会褪色，从而导致档案资料信息的不完整。另外，
由于缺乏有效的加密手段，因而档案资料可能会存在被篡改的现象。而充分利用数字

化技术在档案管理工作中的优势，能够把档案资料等信息转变为数据形式进行编辑、
整理与保存，并通过技术手段对其进行加密处理，因而提高了档案管理工作的严密性，

使档案资料能够真实有效地反馈给调阅者，提高了档案资料的可利用率。
（三）有利于提高档案管理工作的效率
在传统的档案管理工作中，当相关人员需要对档案资料进行调阅时，往往需要档
案管理工作人员先将档案资料进行归档后，才能进行查询与调阅，极大地降低了工作

效率。而充分利用数字化技术在档案管理工作中的优势，能够十分简单且快速地处理
档案资料信息的归档工作，并且在对档案资料进行查询与调阅时，仅需要几个简单的
指令即可直接查找到相关资料，不仅快捷而且准确，还能够进行远程操控处理，极大

地提高了工作效率，提升了档案资料的有效性。

二、档案信息安全管理技术要点

（一）本地计算机设备与应用保障技术

本地计算机设备与应用保障技术主要包括身份认证技术与系统容灾技术。第一，
就身份认证技术来说，其主要的作用就是对操作者的身份进行识别，判断其是否有权
限进行操作，从而维护档案信息管理的安全性。一般来说，身份认证的方法有静态密码、

动态口令牌、短信密码、生物识别技术等。目前，身份认证技术在档案信息的安全管
理中被广泛应用。第二，就系统容灾技术来说，主要就是指将本地的数字档案信息保

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