Page 126 - 数字化时代档案工作发展及创新

数字化时代档案工作发展及创新
Development and Innovation of Archival Work in the Digital Era

而带来限制使用和保密的需要。档案信息资源的共享扩大了信息的使用范围，限制使
用信息和共享信息共处一个平台或系统，增加了泄密的风险，更给档案部门的保密工
作增加了难度。若没有较好的应对风险的措施，一向保密意识深厚的档案部门可能会
在共享的进程中停步不前，严重影响档案信息资源的社会共享。转换载体之后，电子

文件的长期保存反而成了新的安全性问题，信息界开始担心，现时能够共享的档案信
息资源将来还能共享幺。因而，信息安全风险是阻碍档案信息资源共享进行的重要因
素，也是档案界共享研究的焦点。
（三）档案信息资源共享的目的

1. 实现档案信息资源的合理配置
共享能最大限度地实现档案信息资源的合理配置，充分发挥档案信息资源的社会
价值。此点不少学者已有所提及，如陈永生提出，“档案信息资源在空间分布上地区
失衡、城乡失衡导致档案信息鸿沟，影响档案信息的公平享用，要谋求档案的协调分布，

最终要通过档案信息资源的全面整合和共享共建来真正得以实现。”因此，在公共领
域共享甚至变成贡献主体的义务，是最大限度满足用户需求、优化信息资源配置的必
需途径。

2. 提高档案信息化建设效率
各档案部门通过参与共享计划，能促进档案信息资源的整合，打破信息化进程中
各自为政的局面。同时，有效减低档案管理应用系统低水平重复建设，解决档案信息
资源数据异构等信息化建设中的问题。各共享主体在共享计划内各自进行档案信息化
的建设，是一种制定规则并寻求联合的建设模式，也是档案界特殊的“共建共享”，

其对于解决投入“黑洞”的问题大有裨益。

二、档案信息资源整合与利用分析

（一）企业档案信息资源整合与利用的重要性
所谓档案信息资源整合，就是在中国档案工作“统一领导，分级管理”体制下，
对分散形成的档案进行分散保管，用网络技术连接区域性综合档案馆保管基地，通过
以区域内档案实体整合与数字档案信息整合两种方式来进行管理的模式。从其具体功

能来看，主要有三点：第一，档案信息资源整合有利于完善馆藏结构。档案信息资源
整合是以整体化的理念，有利于打破行业、地域和机构的界限，有利于完善馆藏结构。
第二，信息资源整合有利于地区信息配置的优化。整合区域内档案信息资源接收范围
的统筹规划，使档案信息机构朝着自动化、集成化和智能化的知识组织方向发展，缩

小了地区间的“数字鸿沟”。第三，档案信息资源整合有利于实现档案社会功能。档
案信息资源的整合是搭建信息共享的平台，更好开发利用档案信息资源，便于档案信

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