Page 185 - 数字化时代档案工作发展及创新

» 第六章 智慧档案馆建设及创新管理实践

3. 网上查询利用档案系统
为了更好地利好档案，档案经过数字化加工后，建立方便利用的数据库。数字化
档案查阅系统是采用B/S（浏览器/服务器）模式架构，实现档案馆内部及网上查档功能，
并采用多种安全加密技术处理，确保系统运行安全可靠。在查档过程中，系统进行全

面的日志记录，对信息传输、用户访问、数据打印等进行全面安全的设计，同时方便
了档案利用数据的统计。
4. 监督指导档案工作系统
建立面向全市档案工作人员的业务管理系统，通过智慧技术实现档案流、工作流

的全程管理，推动部门间信息共享和业务协同。建立网格化档案业务监督指导和数字
档案室的管理系统，实现档案归档及时指导、档案质量智能化监督、档案业务知识服
务和档案管理的智能化，完善在线档案业务指导，提升档案监管效能。
（二）智慧档案

1. 馆藏档案全文数字化
馆藏档案全文数字化是信息化发展的必然要求，同时也能更好地保护档案实体。
档案信息数字化是指为了使纸质档案、音像档案等以传统载体形式承载的档案信息能
够通过计算机进行管理的提供利用，利用高速扫描技术、数据压缩技术等信息处理手

段，将其进行转换处理，形成数字信息，并以数字代码方式存储起来。这些数字信息
可以通过计算机进行操作处理，通过网络进行传输。纸质档案、音像档案等各种载体
的档案都可以以文本文件格式、图像文件格式，音频文件格式或视频文件格式转换成
数字信息。只有对馆藏档案实行全文数字化，才能利用网络平台进行传输、便捷利用。

有了档案全文数据化信息，查档人员就不需要利用案卷目录、不进入库房，就能直接
在计算机上对档案的检索、查阅、打印，这样不仅可以提高档案的查阅速度、查全率
和准确率，大幅缩短查档人员的等待时间。同时，还可以避免纸质档案由于长时间和

多次翻阅而人为损坏，或由于光线而使档案变脆，延长了档案的使用寿命，保护了档
案实体。对于经常利用的档案，可通过制作其数字化档案副本代替其利用，也可有效
地保护档案原件，避免其进一步受到损坏。
2. 接收与征集的档案数字化
档案收集不仅限于接收政府、组织部门公共档案的接收，同时也接收非政府组织

机构的个人档案。纸质档案在接收时被扫描成电子档案后，再入库保存，同时倒入档
案馆的数据库中，今后公共档案接收时档案实体及其电子档案并存，以方便提供利用。
个人捐赠的档案及向社会征集的档案，在分类和经过数字化加工后，分别倒入档案馆

藏的数据库中等。

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