Page 186 - 数字化时代档案工作发展及创新

数字化时代档案工作发展及创新
Development and Innovation of Archival Work in the Digital Era

3. 档案信息的收集
档案信息的主要来源是传统档案的数字化和电子文件，除此之外，档案机构和管
理部门也是数值数据和事实数据的重要来源。在建立相应的数据库时，必须确定档案
信息的收集范围和来源，按要求进行全面的收集。档案信息主要来源于两个方面：一

是对各种以传统载体形式存在的档案信息进行数字化处理后形成的数字副本，二是直
接通过计算机生成和处理的、并由档案机构进行收集归档的电子文件。随着计算机技
术与办公自动化技术的结合，诞生的新生儿——电子文件，一经产生其信息就是以数
字代码形式表达。所以，在功能上电子文件等同于经过数字化处理的文件。由此，直

接在计算机中生成和处理的电子文件是重要的档案信息来源。
4. 档案信息数据库
档案数据库是信息资源存储和开发利用的基础，是信息资源共享的先决条件，是
信息系统的核心。档案信息数据库建设，主要用于档案目录、全文、多媒体等实体信息，

方便档案信息的管理、检索、利用。数据库中储存的是一系列相互关联的档案信息数据，
包括题名、责任者、全宗号，还包括全文、图像、声音、影像等，这些相互关联的数
据是经合理分类和规范化处理之后，以记录的形式存储。

（三）档案开放的鉴定
档案工作参与到智慧城市建设中去，实现档案信息资源的价值，就是打破现有的
档案管理模式，正确处理开放与限制档案的信息，建立一种更加开放的档案信息资源。
档案馆由封闭型、半封闭型向开放型的方向转变，也是未来发展的工作重点。档案开
放不仅是社会开放进步和文明程度的重要标志，也是国家综合档案馆开展利用服务的

主要手段，开放档案可以促进档案馆的各项业务建设。档案数字化给鉴定工作带来的
挑战。随着科技的进步，数字化建设已深入档案工作之中，给档案鉴定工作带来巨大
的变化。在纸质时代，传统的立卷习惯都是以“卷”为单位进行鉴定，因此经常会有

一卷中有个别文件不能开放，却因为“卷”的原因，导致整个案卷都不能开放。目前，
在数字化的时代，如果我们仍然以“卷”为单位，那么将有大部分档案都因为所处卷
的限制性，不能对外开放，或将导致档案数字化工作无法进行，这对于档案的利用是
非常不利的。我们可以在案卷全文数字化基础上以“件”（一个文件）为单位进行开

放鉴定，实现档案价值的最大化。
（四）档案利用
开发档案信息资源，为社会提供档案信息服务，最大限度地实现档案的价值，是
档案馆工作的根本目的。智慧档案的服务应该是全方位的、全生命周期的、全流程的。

1. 档案查阅
档案利用是档案整个过程中最终环节，档案安全保护最终目标就是能服务于现代

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