Page 154 - 现代档案信息化的管理与建设

Management and Construction of Modern Archive Informatization
现代档案信息化的管理与建设

温湿度将直接影响到制作材料的使用寿命，加快有害因素对文件的损坏。温度太
高，原纸中的水分就会挥发掉，纸页就会变得干脆，而且折痕也会减少，甚至会
变色，发黄。水分太多时，纸面易发霉，并滋生其他有害微生物。温度和湿度的
不适宜，对音像存储器的破坏作用更大。如果温、湿度超出了一定的要求，胶卷

在胶卷上的光敏层，很容易发生霉变，腐蚀胶卷，造成胶卷的腐蚀，录音、录像
和磁带的脆化或扭曲。

四、文件的销毁

中国特别重视对文件的管理，文件的销毁必须经过严格的批准和批准。一般

情况下，文件在进入库房前，都会根据保存期限表来确定其保存期限。文件的保
存期分为两种，一种是永久的，一种是定期的。通常情况下，一个是三十年，一
个是十年。当然，不同种类的档案，其保存时间也会有所区别，比如会计档案的

保存时间，就有 5 年、10 年、15 年等。只可对具有定期保存期的文件进行销毁。
在完成了保存期限的划分后，将保存期限不同的档案进行了分类，超过了保存期
限的档案，由有经验的档案员进行了第二次、第三次的核实，然后将其集中销毁。
所有要被毁掉的文件，都要记录在案，这本书就是所谓的文件毁灭清单。在销毁
文件时，应该指定两个或更多的人进行监督销毁，监督销毁的人应该认真执行自

己的任务，并且在“文件销毁清单”上签字盖章，写上“已销毁”几个字，以及
销毁的时间、地点和方法。以下是有关文件毁灭过程的更多细节。

五、文件的毁灭

文件的销毁过程大致可分为以下几步：
第一，制作一份可销毁的清单。鉴定小组（在机构分管领导的领导下，由档
案部门与相关业务部门的工作人员组成）对没有保存价值的档案进行鉴定，并将
其制作销毁清单，作为今后查询档案销毁情况的凭证。在销毁清单的封面上，要

标明全宗编号，销毁文件的数目，鉴定组组长的签名和时间，核准人的签名和时
间，两位监销员的签名和时间。在清单中，档案销毁登记表要设置序号、文件题
名、所属年度、档号、应保管期限、已保管期限、文件页数、备注等栏目，准确

地披露每一份销毁文件的内容和成分，以便领导进行审核。
第二，制作评估报告，并对其进行销毁。在这份报告中，简单地描述了所要

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