Page 155 - 现代档案信息化的管理与建设

第五章 档案管理与资源开发利用

销毁文件的数目和内容，并给出了销毁意见，说明了销毁理由。
第三，由部门主管批准。
第四，未经授权的文件，必须拿出来保留。对于特殊情况下的文件，也要按
照相关规则进行销毁。档案涉及了个人信息，也涉及了公司的战略资料，在其中

的一个步骤中出现了错误，造成了信息的泄漏，都会对个人和公司造成很大的经
济损失。因此，在每一个步骤中，都要严格遵守程序，还需要设立必要的监管员，
保证整个过程的透明化。确保整个过程是安全的。同时，如果有需要，还可以找
专业的资料毁灭公司配合，确保资料不会被泄露出去。

六、电子文件的保存

（一）对环境的保护
电子文件的保存离不开相应的软硬件，如光盘、硬盘和计算机系统，所以，

档案管理员有必要保证有关的软件和硬件的安全性。首先，在实际工作环境中，
要严格控制好工作环境中的温湿度，防止工作环境中的湿度对工作造成不利的影
响；做好防火、防涝工作，防止由于天灾和人为因素造成的设备损坏；要定期
地对仪器的硬件性能进行检测，以保证仪器的各种性能都是正常的。其次，加强
对互联网的保护；互联网具有开放性和包容性的特点，这就导致了在网络环境中

会有更多的危险因素，而且，电子文件的归档、传递和调阅都要依靠网络来进
行，所以，为了保证电子文件的安全，就一定要建立防火墙，使用数字加密技
术等。

（二）对电子文件原创性的保护
档案的价值，主要表现在它对有关事件的始末和有关材料的细节进行了全面
的记载，这就是原始性的特征。然而，如果档案的原始性遭到了损害，那么它所
包含的信息就会变得不真实，原始的事实或材料就会变得无从查证，档案也会变
得毫无价值。所以，对电子文件的原始性进行保护也是保存电子文件的一项重要

工作。首先，文件管理员要做好电子文件的备份，比如硬盘、云存储，，这样一
来，就算文件被毁了，也能保持文件的原貌，保持文件的完整性。其次，加强对
文件的技术保护，特别是在文件的传输和查阅过程中，必须使用数字加密技术，

以防止文件的泄漏和篡改。必须对电子文件的格式加以规范化。例如，查阅时只
能采用“唯读”的方式，防止人为的修改，以保证其原始性。

143