Page 156 - 现代档案信息化的管理与建设

Management and Construction of Modern Archive Informatization
现代档案信息化的管理与建设

（三）加强档案员的职业道德建设
电子档案的保存工作是一项系统性和复杂性的工作，档案管理人员既要有专
业的知识和技能，又要有高的保密意识和良好的职业道德。如果档案管理员的职
业素质不高，将会造成对电子文件的保护措施的缺失和漏洞，从而加大电子文件

的安全风险。从电子档案的安全角度来看，档案管理机构必须提高管理人员的素
质，建立一支优秀的档案管理队伍，吸收技术型和管理型人才，提高电子档案的
安全防护技术，提高电子档案的管理水平。

七、电子文件的使用

（一）对使用电子文件的权利进行严格审查
按照所记录的信息的重要程度，电子档案可以被划分成几个层次，每一个层
次的电子档案都需要与其相对应的调阅权限相匹配，如果没有足够的权限，就不

允许对电子档案进行调阅，以免发生信息泄漏、电子档案被损坏等问题。文件管
理人员要按照有关的标准和要求，对电子文件进行等级划分，每一个等级的电子
文件都具有一定的保密性。例如，对于没有保密性要求的电子文件，可以允许普
通的访问，没有设置任何的权限限制；如果电子档案中所记载的信息和资料是需
要保密的，那么就会根据其重要性来确定保密的范围，在调阅的时候，一定要对

调阅者的信息进行仔细的审查，只有在确定了与电子档案的保密级别相匹配的情
况下，才能被允许调阅，而且要将调阅者的身份、职位、调阅时间、文件名称等
都记录下来，这样在出现问题的时候，就可以进行调查。与此同时，在档案管理

机构的内部，也需要设置调阅权限，以工作人员的职务和岗位职责为依据，来确
定调阅权限，并将其输入档案管理系统中，在调阅电子档案的时候，系统会对其
身份进行识别，并会自动地将相关信息记录下来。
（二）加强电子文件的副本管理
对于电子文件的副本，应该像对电子文件的调阅那样，设定一个对应的权限

级别，并以电子文件使用者的特殊需要和权限为依据，给予他们复制电子文件的
权限。首先，档案管理员要加强对档案的管理和审查，如果要复制电子文件，必
须发出相关文件，经档案管理员同意后，才能复制。其次，复制过程中，要将电

子文件的存储方式，复制目的，复制时间，复制数量，使用期限，以及与之有关
的人员，都要做好详细的记录，这样，如果出现了文件泄露，就可以根据文件上

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