Page 203 - 现代档案信息化的管理与建设

第八章 档案信息化发展管理

定了电子档案移交与接收基本的、原则性的要求，在移交与接收工作中，还需要
各级档案馆通过布置系统、配备设备、安排人员、建立制度来具体落实。电子档
案移交与接收工作是一项全新的工作，需要将信息技术融合、应用到档案管理工
作中去，面临许多技术难题和挑战。比如，对电子档案移交数据构成的要求。电

子档案数据构成分两个方面，一是内容数据构成，比如文书类电子档案主要包
括过程稿、签发稿、审批过程信息、元数据等，而业务类电子档案，其内容数据
构成差异性就比较大，目前还没有形成统一的相关要求，需要各行业根据自身的
业务特点研究提出具体规定；二是技术构成，技术构成是指电子档案体现的电子
化特征，就是与信息技术相关的基本要求，如不同类型数据的格式、一“份”或

一“卷”档案内容各种数据的关联方式和组织结构、电子档案数据与源系统或设
备的依赖性或关联性、存储地址和方式等。
《办法》的制定发布，为各级档案部门开展电子档案移交与接收工作提供了

政策依据和业务指南，各级档案部门应当按照《办法》的要求，开展电子档案形
成状况调查，做好系统配置、设备配备、人员培训、制度建立等各项准备工作，
稳步推进电子档案移交与接收工作。
（三）档案数字化工作

档案数字化是建设档案数字资源的重要途径，对于带动档案整理和管理，促
进档案利用，保证档案安全等具有非常重要的意义。
做好档案数字化工作应坚持几项原则：
①要坚持以需求为导向的原则。要从满足档案利用需求、保护和抢救档案
原件需要出发，根据各自工作基础、人员力量、经费规模统筹安排档案数字化

工作。
②要坚持完整性的原则。应当有效保证档案信息的完整性，一个案卷或一
个专题的档案应当全部进行数字化，不能视档案信息内容的重要与否删减数字
化内容，避免人为造成档案信息不完整现象出现，给档案管理和提供利用造成

障碍。
③要坚持目录优先的原则。对于馆藏量较大、基础工作比较薄弱的单位，应
当优先建立文件级目录数据库，为开展全文数字化工作奠定基础。

④要坚持方便利用的原则。数字化的主要目的是方便利用。对已经数字化的
档案，要及时鉴定，划分公开范围和控制使用范围，并将公开范围的档案及时向

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