Page 201 - 现代档案信息化的管理与建设

第八章 档案信息化发展管理

四、档案信息化建设的原则档案信息化应遵循以下三个原则

（一）规范性原则
制定和实施档案工作标准和规范，是档案工作现代化的需要，是提高工作质
量和效率的需要。实现馆（室）藏档案信息化，一方面可以将馆（室）藏的档案

通过扫描等技术手段转化成计算机可识别和处理的数字化信息；另一方面可以通
过接收电子文件进馆，但不管是通过馆（室）藏档案数字化还是接收电子文件，
都应该坚持规范性原则，制定相应的标准、规范和法规，如字符内部编码标准、
数据处理格式标准、信息输出标准（包括信息的显示、打印、传递等直接面向网
络用户的服务格式）及数据交换标准。只有这样才能使电子文件的归档，传统介

质档案数字化，数字化档案的保管、传递、利用等工作都实现有序化、标准化和
规范化，避免出现各自为政，互不兼容，重复建设等现象发生。
（二）安全性原则
随着数学化、网络化、信息化建设的不断深入，网络的脆弱性和潜在威胁也
日益显现出来。因此，我们必须加强网络安全技术的研究与开发，采取有力的安

全策略，充分保证档案信息的安全性。在保证档案信息的安全性方面我们可以采
取物理安全策略、访问控制策略、（如入网访问控制、网络的权限控制、目录级
安全控制、属性安全控制、网络服务器安全控制、网络监测和锁定控制、网络端
口和节点的安全控制、防火墙控制等）、信息加密策略、网络安全管理策略等。

（三）效益性原则
由于档案信息数字化建设是一项巨大的系统工程，需要投入相当的人力、物
力、财力，因此必须要遵守效益性原则，讲究信息化工作的效益，要根据自身的
能力，根据馆（室）藏基础，分析用户需求，研究馆（室）藏体系还要考虑馆（室）
藏档案的利用率。选择数字化的内容要“经典”，主题要与社会利用“热点”相

结合，把重要的，利用率较高的档案进行数字化，把那些利用率较高且利用后能
产生较大经济效益和社会效益的档案数字化，可以带来巨大的效益。
而那些利用率不高的档案则无需数字化，否则浪费大量的人力、物力和财力。
还可以根据馆（室）藏档案的特色选择这些档案进行数学化，提供独具优势的服

务。因为从某种意义上说，特色就是优势，特色馆藏信息和特色服务是赢得用户
和创造效益价值的关键所在。在进行数字化建设时，要以用户的需求为导向，做
到按“需”数字化。

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