Page 50 - 现代档案信息化的管理与建设

Management and Construction of Modern Archive Informatization
现代档案信息化的管理与建设

①是衡量一个国家档案馆信息化程度的一个重要指标。中国从 20 世纪 80 年
代开始，就一直在大力推进文件目录库的建设，并成立了文件目录中心，极大
地提升了文件的管理效率与质量，为文件的查询与利用与资源的共享提供了便
利，这是最早也是最直接的结果，同时也使档案工作者对它的了解与自信得到了
持续的提升。档案信息资源的开发与利用，是高校档案信息资源开发与利用的

基础。
②是高校图书馆的基本工作。归档文件材料是一次档案文献，其原始性是无
序的、分散的、非结构化的档案信息，难以形成资源优势，不便于集中统一管理

和广泛共享利用。档案目录数据库建设的本质，就是要对档案的内容和形式特征
进行分析、选择和记录，利用数据库管理技术，将档案的着录信息输入计算机中，
最终构成二次档案文献，也就是结构化的档案信息。这样做，可以有效地提高档
案信息的丰裕度、凝聚度、集成度、融合度、共享度、适用度和价值密度，减少

其失真、失全、失效和泄密的危险，进而构建一个完整的档案资源体系，提高档
案信息化的整体实力。没有一个高品质的资料库，无论软件与硬件如何精良，都
只是一具“空壳”。
③这是高校图书馆对高校图书馆进行有效利用的先决条件。档案信息化的首

要目标就是要把对档案的实物管理变成对档案信息的管理，也就是对档案内容的
管理，这既是信息技术的优点，也是传统管理的最大困难。档案数据库的建设，
可以加速中国高校档案信息资源的整合与共享，从而实现“高质量”“共享”的
目标；有助于运用资讯科技与大资料技术，推动档案资讯资源系统、服务系统与

安全系统的建设；这对充分挖掘档案的价值，提高档案信息资源的利用水平，营
造良好的环境，具有重要的现实意义。
（二）中国档案馆信息资源建设
1. 建立档案馆编目资料库

档案目录数据库中的记录，也被称作“档案机读目录”或“档案电子目录”，
它是保存在计算机中，利用一定的数据库管理系统对档案目录进行组织管理的数
据集合。
①馆藏书目资料库的架构设计。档案目录库按著录对象的级别可划分为两种

类型，即案卷级目录库和文档级目录库。要想让计算机检索成为可能，就一定要
将能够反映档案内容特点和形式特点的案卷级着录信息和文件级着录信息录入计

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