Page 55 - 现代档案信息化的管理与建设

第二章 档案管理现代化及信息化建设

④进行用户需要的研究。对系统进行了系统的分析，并在此基础上形成了《用
户需求说明书》，为系统的设计和验收提供了依据。《用户需求说明书》应从以
下四个方面对用户要求进行详细而准确的描述：第一，信息要求。本系统所要处
理的文件资料的类别，实体（如目录、表格、账簿等）；第二是对系统的要求，

比如存档、编目、保管、统计、查询等。第三，对系统的性能要求，如安全性、
保密性、速度、效率、便利性、规范性等进行了分析。第四，制度执行所需的执
行条件，包括法规、制度、方法、技术、人才、资金等。确定优先级，并给出逐
步实现的方案。

2. 档案 MIS 设计
针对《用户需求说明书》中的每一项内容，给出了详细的设计方案，也就是
要回答“该“如何做””这一问题。该系统的设计分为总体和细节两个部分，这
两个部分的工作都是由系统分析人员组成的设计小组完成的。

（1）概要说明
其基本内容如下：
①应用“结构化”的思想进行了研究。按照层次和功能的逻辑关系，将整个
系统从上到下，逐渐细化为功能单一、相对独立的计算机程序模块，以便于系统

的编程、调用、调试、扩充、测试和维护。
②画出系统的功能模块示意图。在此基础上，对各个功能模块进行了详细的
说明，并对各个功能进行了详细的说明。功能模块图是一种描述软件功能层级的
工具，它以框图、连线等方式来表达各功能模块间的层次性、网状性、模块性、

模组间的调用关系等。
（2）详图
详细设计是对概要设计的一种进一步的细化，具体包含了数据库结构设计、
计算机输入输出设计、用户界面设计、用户代码设计、用户权限设计和业务流程

设计等内容。最后，按照模块的划分，编写了《系统详细设计规格说明书》，对
系统的输入、输出、接口、数据库、代码、编程语言等进行了详细的描述。要对
此进行详细的阐述，可以使用一种数据流程图来进行描述。
3. 档案 MIS 的实现

系统实施阶段的工作是把设计成果转化为实际应用。具体如下。

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