Page 53 - 现代档案信息化的管理与建设

第二章 档案管理现代化及信息化建设

用来辅助管理档案信息和档案实体的各种计算机应用软件系统。
档案管理信息系统的建设，是指根据档案事业发展的规划、标准以及档案工
作的实际需要，运用计算机基础设施，对档案管理应用软件系统进行开发和使用
的过程。档案管理软件的开发与应用，不仅要符合现实的需求，而且要考虑到未

来的科技发展趋势，要符合“规范、先进、实用”的特点。
档案 MIS 的使用价值在于它所具有的各种功能。它的作用是指利用电脑软
件来协助档案工作的一种能力，它本质上是利用电脑平台来实现档案工作功能的
一种扩展。因为档案工作职能包含了对档案的宏观管理和微观管理两方面的内

容，所以，档案管理信息系统也相应地被划分成了两种类型：一种类型是档案宏
观管理信息系统，它可以帮助档案工作者对整个档案工作进行管理，也被称为档
案行政管理系统，具体包含了统筹规划，组织协调，统一制度，监督、指导和检
查等档案工作的组织建设和事业管理。高校档案信息化体系的构建主体是高校档

案管理机构；第二种是档案微观管理信息系统，也就是所谓的档案管理业务系统，
它被用来帮助特定的档案管理业务工作，主要内容有：档案的收集、整理、鉴
定、保管、统计、利用等。建立这种制度的主体是各级各类档案馆。由于档案室
同时具备这两种功能，因此，其信息化系统必须具备档案管理与档案管理的双重

功能。
在现实生活中，大部分的档案部门都不具备各自独立的档案行政工作与档案
管理业务信息系统，而只是将部分档案的宏观管理职能嵌入档案管理业务系统中。
所以，我们将重点讨论档案管理的业务系统。

（二）建立档案 MIS 的途径
在高校档案管理工作中，必须运用软件工程学的原则与方法，才能有效地实
现高校档案管理的信息化。软件工程是一门运用工程理念、原则、技术、方法，
来指导电脑软件的发展与维护的一门工程学。这种方法把所有的软件产品都看成

是一个生命周期，从概念的产生到开发，到使用，再到不断地增加和修改，直至
最终被淘汰。它可以分为系统分析、系统设计、系统实施、系统操作、系统维护
和评估四个不同的阶段。每一个阶段都有相对独立、具体的任务，都要形成标准
的文档，每一个阶段的工作都要以上个阶段工作的成果为基础，又为下阶段的工

作创造条件。在每个阶段的工作完成之后，都要对其进行严格的审核。从技术和
管理两个角度来看，如果前阶段出现了错误，那么就需要返回到前一个阶段来对

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