Page 51 - 现代档案信息化的管理与建设

第二章 档案管理现代化及信息化建设

算机数据库中，再由计算机系统利用专用的数据库管理系统和档案管理软件，对
这些信息进行采集、加工、整理和检索。
②著录索引与著录信息输入。对档案文件进行着录标引和着录信息输入，
是创建档案目录数据库的一项重要工作，也是实现档案信息化的一个重要步骤，

具有十分重要的意义，必须予以高度关注。“着录”与“录入”，表面上是两种
不同的工作，但在实际工作中，常常是相结合，并相互交叉，即一边着录，一边
输入。
2. 建立一个完整的文件资料库

档案全文数据库，是一种对数字化档案信息进行存储、组织和管理的数据库
系统，它包含了档号、题名、责任者、正文、形成时间、密级、保管期限、载体、
数量、单位、编号等着录信息，还包含了档案的内容信息。档案全文数据库所管
理的对象，既有传统的馆舍（室）藏的档案，也有以数字方式产生的各种文字、

表格、图表、影像、声像、资料库、网页、程式等。在不同的应用环境下，不同
的系统软件，产生的文件格式就不一样了。为此，需要对文档中的元数据进行规
范，并对文档中的数据进行统一的存储格式。
3. 建立档案馆的多媒体资料库

档案多媒体数据库是一种对文本、图像、图形、声音、视频（及其组合）等
媒体数据进行统一管理的数据库系统，它拥有较好的交互性，输出的多媒体文件
形象直观，图文声情并茂，可以真实、生动地还原历史记录。在此基础上，提出
了一种新型的、具有特色的、高质量的档案信息资源。

①档案多媒体资料库的建设过程。档案多媒体资料库的建设，首先要从不同
的资料库中搜集、整理、整理出一套多媒体资料库。一是当数据源为数字化的多
媒体资料时，对其进行归档加工后，将其直接放入档案多媒体管理系统的存储器；
若资料源为模拟录音、视频等模拟多媒体资料，则利用声像获取设备，将资料转

化为数字化的多媒体文件，并将其录入文件多媒体数据库中；二是依据多媒体文
档的分类原则，将其分类归类，并将其归类为多媒体文档目录库；三是将已整理
好的多媒体文件装入档案馆的多媒体目录库。
②将多媒体文件与档案馆多媒体目录库相连接的方式。由于多媒体文件占用

的空间较大，且会极大地影响文件资料库的运作效能，故应谨慎选用多媒体文件
与文件资料库的连接方式。通常，连接方式有两种，一种是以文件为基础的方式，

39