Page 63 - 现代档案信息化的管理与建设

第二章 档案管理现代化及信息化建设

二、档案信息化建设中的标准化、标准化保证系统

由于数字档案载体的非稳定性、信息的非稳定性和生存环境的非稳定性，使
得其真实性、完整性、有效性和安全性受到了严重的挑战，其管理问题也变得十
分复杂。要做到这一点，就必须依靠标准体系来对管理者的行为进行规范，让档

案信息的制作、加工、采集、保存、保护、鉴定、整理、传递等环节都能得到有
效控制。档案信息化建设中，标准、规范系统的建立具有重要的现实意义。
标准是一种被普遍采用并被反复利用的规范，它是一种通过共识而形成的，
并且被认可的组织所认可。标准化是一种针对现实或可能存在的问题，为使其达

到最优次序的一种行为，也就是标准的制定、发布和执行的过程。
自21世纪开始，中国已制定了一系列的国家、行业、地方标准，但从整体上看，
这些标准的适用性和系统性都不强，难以适应信息化的发展需要。目前，中国的
档案工作正处于一个十分紧迫的阶段。

（一）建立档案信息系统标准化与标准化的基本原则
中国的档案信息技术标准的制订，应当根据中国的实际情况，按照国家信息
技术工作的总体思路，并考虑到与有关的国际、发达国家的信息技术标准的联系，
并应遵守如下原则。

1. 适当地提前
档案信息化标准是指在档案信息化建设的过程中，对各种重复的事物和概念
做出的一种统一的规范，在档案信息化建设的过程中，标准的对象会随着时间的
推移、技术的更新而发生变化。所以，在构建档案信息化标准规范的过程中，要

将信息时代和网络环境的改变纳入自己的视野之中，要具有前瞻性和预见性，能
够在一定程度上对社会和技术的发展趋势进行预测，并对有关标准的制定时机进
行充分的考量，始终坚持适度超前的原则。
如果在时间上太过超前，则会因为没有实际依据，导致标准偏离主题，从而

对档案信息化工作产生误导；如果太晚，就会导致大量既成事实的不一致，需要
花费大量的人力物力来进行返工统一。档案信息化标准规范的建设，应以已有的
初步经验为基础，以实际情况为依据，并与今后的档案信息化发展状况相结合。
2. 保持开放性

现代社会是一个开放性的社会，各个产业的开放性和产业间的交叉性日益增

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