Page 59 - 现代档案信息化的管理与建设

第二章 档案管理现代化及信息化建设

理体制与业务标准的配合、经费与人力的投入等因素。要在全局和长远目标的指
引下，按实际情况，把总体目标分成几个阶段，逐步实现。要把握好阶段性目标
与阶段性目标之间的衔接，每个阶段的目标与任务在延续上一个阶段的同时，也
要为下一个阶段的发展创造条件。尤其要将档案信息资源建设作为一个重要的阶

段性目标，并对其进行量化。
③强调重点。强调重点，就是要解决重点问题。需求是一个很有“弹性”的
概念，它可以分为基本需求与基本需求，潜在需求与现实需求，表象需求与本质
需求，当前与长期需求等等。突出重点就是要在调查研究的基础上，对主要需求、

现实需求、本质需求、当前需求和紧迫需求进行分析和把握。因此，在制订计划
的时候，要立足于本单位、本行业的实际情况，以问题为导向，基于必要性与可
行性的统一，找到正确的需求，明确总体目标和阶段性目标，使档案信息化工作
有序地进行。

2. 制订计划的具体步骤
制订计划的具体步骤包括：
①机构设置。制定档案信息化规划是关系到全局的大事，也是关系到长远的
大事，所以应该成立一个由单位主要领导来主持，信息化管理人员、相关业务技

术人员以及档案管理人员都参与进来的规划起草小组，对规划制定的整个过程进
行全面的管理。为了开阔视野，借助外力，我们也可以从外部机构中，聘请一些
与档案信息化相关的专家，来训练制定计划的人员，并对计划的制定提供咨询、
审核和把关，或者是直接负责制定计划。

②调研和调研。研究内容主要有以下四个部分：一是对国际、中国、本地区、
本行业的档案信息化的发展策略与计划进行研究，以明确档案信息化的目标、任
务与措施，以便为本单位的发展规划提供依据；二是通过调研，向同类或类似行
业中的先进企业学习、借鉴其成熟的成功经验；三是调查社会信息化的发展情况，

了解其在软件和硬件方面的发展程度，并选择适合自己的技术；四是开展档案工
作与信息化建设的调查，找出问题，并对其进行分析，探讨如何运用信息技术解
决问题。
③计划书的写作。对调查结果进行归纳、汇总，并写出调查报告。依据调查

结果拟出方案提纲，征求相关领导、专家和企业技术骨干的意见。按照所制定的
计划提纲，编写初步的计划草案。在完成了初稿之后，要组织专家对其进行科学

47