Page 90 - 现代档案信息化的管理与建设

Management and Construction of Modern Archive Informatization
现代档案信息化的管理与建设

据字典维护等功能，几乎所有的网络版软件系统都支持这一特定的应用模式，即
通过对基础数据的一次录入，达到多次使用的效果，最重要的是保证了整个系统
内部重要数据的一致性。
④档案业务管理功能。档案业务管理包括档案立卷、移交、审核、入库、库

房管理、处理（如转出、转移、缩微处理、数字化处理等）、鉴定、盘点、销毁
等全过程的业务管理功能，管理的内容既包括档案目录管理又包括全文信息管理，
涉及的操作包括增加、修改、删除、查询、打印、统计等。而目前大多数产品在
档案的库房管理功能模块上做得非常好，特别是在案卷级和文件级管理，以及封

皮、脊背、目录打印等支持档案实物管理的功能上做得比较到位。而在支持档案
业务全过程管理上，只有少数几个产品能够做到灵活配置，清华通用档案管理信
息系统和飞狐灵通在这一点上领先于其他同类产品。
⑤文档一体化。文档一体化主要是指现行业务系统中流转文件的自动归档。

但由于很多单位在进行信息化设计的过程中，特别是实施办公自动化较早的单位，
没有将档案业务管理作为其中一个重要模块来实现。因此，才出现了档案行业的
AMISO 大多数 AMIS 基本上很难实现文件档案的一体化管理，但又必须将归档
的电子文件纳入 AMIS 中进行管理。因此，普遍采用的一种方式是编写接口程序，

而且需要针对不同的现行文件系统编写个性化的接口，这一点想做到通用比较难。
除非像飞狐灵通和世纪科怡等公司将档案管理系统纳入办公自动化系统的全局中
来考虑，才有可能在一定程度上实现文档一体化，但其前提条件是文件在办公业
务中的管理思路与档案管理模式要一致，如文书档案、科技档案比较容易实现，

而像高校中的学籍信息、财务信息、教务信息等以各种数据库格式存储的多元化
形式的文件，很难实现归档前后的一体化管理。
⑥全文检索功能。在调研的十多种网络产品中，基本上都支持信息检索功能，
但支撑的程度和实现的技术不太相同，有的是采用操作系统和数据库提供的功能

来实现，有的是专门做检索引擎，有的采用了OCR技术实现了对规范图像文件（人
工手写的扫描文件几乎无法识别）的全文检索。这些功能大大方便了用户的使用，
但也提高了信息化的投入，因此各单位应根据资金实力和对检索能力的需求切合
实际地进行购买。

⑦支持预警功能。通过系统给档案业务人员提供一定程度上的业务提示，如
该动手立卷了，档案该入库了，档案保管期限到期了，档案该做密级鉴定了，借

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