Page 41 - 新时期档案管理理论与实践探析

第一章 档案管理工作理论

二是文件格式标准。依据国家档案存储要求，单位内部的各业务部门需要在
档案形成前期给出档案存储的文件格式，以此统一文件内容的记录方式，减少格
式不一致形成的信息交流障碍问题。在文件格式标准设计的基础上，提取各类资

料中的关键档案信息，如时间、金额、项目等。例如，某行政单位进行人员招聘时，
在人才招聘前期各部门单位给出了人才档案库的信息收集类目与格式表，包括姓
名、学历、技能等。对于姓名栏的格式标准为“二至五个汉字”，学历栏中采取
菜单选择方式，给出了本科、大专等多个选择。借助格式标准提升档案采集速度。

三是版本标准。在给出档案资料的文件编码、资料内容各项标准的基础上，
进行全周期的档案管理工作。围绕文件版本、档案资料全周期进行管理，确保档
案资料存储无遗漏，形成档案存储日志。在存储档案资料时，记录档案形成的时
间，增加档案内容的追溯性。档案追溯用于档案信息存在失误时，进行档案存储

的追溯，查看失误节点，排查系统故障。
3. 全周期管理实践
一是平台建设。某行政单位围绕档案全周期构建了档案管理平台，尝试攻破
信息孤岛，建立档案资料的信息交互桥梁。在系统创建时，以档案要素为基础，

进行档案跟踪管理。此系统围绕全周期、文件持续更新两个方面进行系统搭建。
借助互联网平台，结合云计算与数据挖掘各项智能技术融合单位各项业务，形成
全周期的管理体系，以档案业务为视角加强业务监管。系统框架结构采取跨平台
信息交互思想，从项目、资料、档案各视角创建信息收集模块，制定文件编码标

准，给出文件内容的收录规范，增强档案存储的规范性，便于各部门查看各时段
资料信息。资料管理模块是以表单资料为收录方向形成文件管理体系。档案管理
模块是以存储文件为目标，进行类目划分、编号添加、档案存储。
二是同步文件。在各项业务进展期间，采取手机录制、现场测量等方式形成

初期的档案资料。经过内容鉴定与审批，去除无用信息，对价值信息进行网络同步。
依据标准格式进行资料转化，确保数据真实、内容准确，防止档案格式乱序问题。
三是动态监管。在档案资料形成后，采取线上审核、内容校准多种措施，保
证业务运行顺畅，规范档案内容。档案审核人员借助信息平台对资料生成给予监

管。审核项目包括档案生成时间的规范性、档案内容格式标准性、档案流通经手
人员的规范性等。如果发现档案内容添加不规范、经手人员无编辑权限等问题，
需要审核人员及时进行干预管理，确保档案资料形成全环节的规范性，达成档案

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