Page 175 - 档案学理论发展与创新

第五章 档案信息安全问题及有效方法研究

面必须注意控制和调节档案馆的温度和湿度，并做好防止光、霉菌、灰尘和各种
有害物质侵蚀的工作；另一方面，做好清理档案存储的工作，例如仓库安全和档
案存储。最好以垂直和平行的方式存储档案，而不要堆叠它们，并最大程度地减

少由于纸张之间的挤压而对档案书写造成的损害。同时，在使用过程中，还需要
妥善保管档案，以免造成人为损坏。

四、使用档案过程中的保护方法

（一）档案使用登记和转让系统
如果出于任何原因使用档案，则必须执行严格的登记过程以进行档案返回和
传输。如档案的传递和存储记录，借出记录和转移计数。
（二）管理系统和档案使用限制

该系统涉及档案的使用方式以及必须避免的不良现象。例如，不允许用户抽
烟，喝水，吃食物等，在档案上绘画或涂抹，拍照，未经许可的复制，并且不允
许破坏性行为，例如撕裂和切割，档案必须保持完整。损坏档案的行为将根据《档
案法》《档案法实施办法》和其他法律法规进行处罚。第一，数量和顺序控制。

使用档案时（无论是内部使用还是外部使用的），当所需档案数量很大时，可以
根据管理系统以批量和有限的数量提供它们，并且应要求用户保持其物理顺序在
使用过程中和归还档案时。第二，加强现场使用行为的监督检查。对于外部使用，
应指派档案人员监视站点的使用情况，随时检查用户的使用行为，发现问题后及

时指出并纠正问题，并消除发芽的不良现象。尤其是供社会使用的档案，必须配
备电视监视系统。第三，使用形式和使用地点的限制。使用档案的基本方法是就
地读取。原则上许可的拍摄或复制工作必须由档案（室）工作人员进行；使用档
案的地方应该是一个集中的阅读中心，并且通常没有单独的房间供用户使用以避

免发生事故。第四，对重要档案采取有效的保护措施。对于贵重档案，档案（室）
要实施：密钥保护。尽量不提供原始档案，仅提供缩微胶卷或影印本等。使用时
特别注意监护问题，档案工作的根本目的是为社会各阶层提供档案信息服务。档
案室必须正确处理管理与使用之间的关系，充分发挥档案信息在物质文明，政治

文明和精神文明建设中的作用。

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