Page 136 - 事业单位档案数字化管理与实践

Digital Management and Practice of Archives in Public Institutions
事业单位档案数字化管理与实践

可见的光、磁、温度等都有可能导致其损坏。在档案数字化外包过程中造成档案
内容的可读性、信息性伤害，将花费大量人力、财力对档案实体进行修复，尤其
是珍贵的历史档案。小范围损坏虽不至于影响档案信息完整性，但也会在一定程

度上影响档案数字化外包工作进程。
（二）丢失风险
档案丢失风险，即档案在数字化外包过程中造成丢失，具体表现为整份丢失
与部分丢失（如丢失一份文件中的几页）。丢失的档案无法修复，一旦丢失造成

的损失无可避免。
产生档案丢失风险的直接原因包括：数字化前期准备不足，档案数字化外包
项目负责人对档案熟悉度不够又缺乏对档案数字化工作的前期调研，导致后期档
案数字化外包过程中出现缺失档案的情况时，无法正确判定档案丢失时间。失误

性剔除，档案数字化工作前期需进行整理工作，基础环节就是根据档案保管期限
表对档案实体进行鉴定分类。但并非所有部门都根据本单位情况制定了与之适应
的档案保管期限表，若是档案分类人员所使用的期限表与发包方所要求的分类方
案存在差异，则有可能出现误判情况，人为导致档案失误性剔除。档案出入库管

理不严，出入库的管理既包括人也包括物，出入库制度执行力度未保障，则有可
能导致档案无意中被带出库房从而丢失的情况。档案失窃，失窃行为可分外包方
人员偷窃以及外包场所安全性不够导致的档案失窃。一种情况为档案数字化外包
方人员出于主观目的，以不合法的手段私藏或是盗取档案，该情况一般发生于工

程接近尾声的时候，为了早日完成档案验收工作，某些职业道德素养较低员工会
将需要复杂处理且重要性不大的档案私下进行处理。另一种情况为档案数字化外
包场所安全性不够给了犯罪分子可乘之机，借档案数字化外包工作之机消除对自
身不利的人事档案材料、财务档案材料。

二、信息风险

档案是由实体与信息两部分构成，信息风险相对实体风险不容易察觉，在档
案数字化外包中信息风险主要表现为泄密风险、修改风险与知识产权风险。

（一）泄密风险
泄密风险即档案数字化外包过程中档案信息外泄导致的风险问题。国家涉密
档案工作一般不进行外包，但对企业及公众机构档案而言，若是发生泄密风险，

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