Page 139 - 事业单位档案数字化管理与实践

第五章 档案数字化外包风险

档案数字化场所设置包含以下四个要点：档案数字化处理场所应设置在档案发包
方部门内部，且能够独立、封闭的开展工作；符合防盗、防火、防尘、防水、防
潮、防高温、防日光及紫外线照射、防有害生物、防污染等安全管理要求；无监

控死角；工作人员挂牌上岗，不得携带无关物品进入工作场所。
（二）成本估算风险
成本优势是档案数字化外包工作发展推动因素之一。当需要对本单位档案进
行数字化时，发包方首先要考虑的便是成本问题，只有在选择外包时的成本低于

本单位独立进行数字化的成本时才符合核心竞争力理论，外包才不失为好选择。
成本估算风险是指档案数字化外包项目实际花费超过了发包方预算的情况，
具体包括经济成本以及时间成本估算错误。第一种情况经济成本估算错误，在档
案数字化外包前期，档案数字化发包方与外包方均会对需数字化档案工程量进行

粗略的估算，以此作为后续约定合同金额以及核算完成日期的依据。但由于发包
方缺乏外包经验以及对档案数字化流程不甚了解，再加之对于档案数字化外包市
场价格缺乏调研，就有可能出现外包方定价偏高的情况＝第二种情况时间成本估
算错误，由于外包双方对于档案数字化验收要求不同、在整理中发现档案修复工

程量超过预期、外包方临时人员调度等都有可能导致档案数字化项目工期延长。
（三）内部管理风险
内部管理风险主要是指发包方内部管理风险，为了保障档案安全，前期档案
发包方的档案管理工作一般由本单位人员负责。随着时间发展，办公自动化的普

及，档案数量增长迅速。仅靠档案保管单位原有工作人员在完成单位工作任务的
同时又要保障数字化工作正常进行是有一定困难的。但在档案发包方内部，对于
档案数字化工作外包持怀疑甚至反对态度的人员仍然存在。这部分人在档案数字
化外包过程中会通过夸大外包风险，推脱监督工作等方式，表达对数字化外包工

作的不满，从而影响档案数字化工作进程。对于本单位员工而言，数字化外包变
相剥夺了其学习数字化工作的机会，在数字化工作完成后还需要组织对数字化成
果的利用方式进行学习，保障发包方数字化成果得以利用。
（四）外包方选择风险

档案数字化外包机构选择风险即发包方在选择外包方时未考虑本单位工作情
况从企业综合能力出发选择发包机构，导致外包过程中由于外包方设备、人员、
管理制度等多方面因素导致风险问题的产生。档案数字化外包方选择是外包工作

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