Page 159 - 事业单位档案数字化管理与实践

第五章 档案数字化外包风险

了预期效果。工作应尽可能仔细认真，能够及时整改的问题做到当场解决，无法
及时整改的应与档案数字化外包方进行确认，核实具体整改时间，尽量在打款前
解决所有验收过程中发现的问题。对于数字化验收工作需要特别注意，在验收过

程中若是发现了问题，需与档案数字化外包方核实该问题的产生原因，深思该原
因是否会导致其他问题的发生，有些问题较为隐蔽，不能直接识别，只能通过表
现出的问题进一步发现。
2. 外包方应确保数字化过程的全程监督

档案数字化外包方内部管理情况无法强制要求改变，现阶段在完善外包方内
部监督方面能够实行的措施是确保外包方对数字化过程的全程管理。外包方应通
过制定各项档案数字化工作制度对所承包的数字化工作进行全程监督，至少应制
定数字化安全保密制度、实体交接制度、加工过程管理制度、安全岗位责任制度

几项安全制度。同时，应指派专人与发包方进行工作对接，统筹数字化工作安排，
对一线员工进行督促，对于发包方所提供的工作场所应尽可能进行安全性处理，
保障档案数字化外包工作全程中档案实体与信息安全。
（五）完善档案数字化外包惩处

惩处作为档案数字化外包工作最后的监督手段，需要能够对发包方与外包方
形成威慑作用。惩处措施缺乏具体实施标准，情节的轻重缺乏界定标准。并且《中
华人民共和国档案法》与《中华人民共和国档案法实施办法》中所规定的相关惩
处规定对档案数字化外包工作从业人员的处罚并不直接，容易导致发包方被动担

责。据此，对档案惩处措施的改进重点应放在档案风险责任方识别以及惩处等级
细化两个方面。
1. 改进档案数字化外包风险责任方识别
档案数字化外包风险产生的直接原因各种各样，涉及程序复杂，即使是同一

种风险表现形式，其产生原因也有可能不同，单纯依靠法规对档案数字化外包风
险识别进行强制规定是不够的，在操作上也存在困难。故而档案数字化外包惩处
措施的责任方识别工作应回溯到档案数字化外包合同签订阶段。《档案数字化外
包安全管理规范》中对合同未作出具体要求，但档案数字化工作发包方应对档案

数字化外包过程中可能产生的风险作出预见性判断，对常见风险进行有效防范的
基础上，事先对风险责任方作出规定。

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