Page 154 - 事业单位档案数字化管理与实践
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Digital Management and Practice of Archives in Public Institutions
事业单位档案数字化管理与实践
数字化加工项目现场管理制度》，相关规范共计 58 小条。外包方对员工的管理
可根据其制定的相关规定，对员工进行周期性的评分对优秀员工进行表彰，对工
作态度不认真的员工进行处蜀。但需要注意表彰与处罚一定要对员工具有一定的
吸引力但同时又不可过度，免得引起员工内部之间的恶性竞争与拉帮结派。如此
一来就能够有效促进员工之间的良性竞争，促进档案数字化外包项目的工作发展，
有利于企业更快更有效的筛选出优秀的档案数字化人才。
四、降低外包方对数字化设备配置的控制力
综合档案馆、高校档案馆、企业等发包方之所以选择档案数字化外包方承接
相关的档案数字化工作，很大程度上是看中了外包公司的设备，为了档案数字化
项目购买几十万、上千万的设备，从成本上来说是不值得的。而我国档案数字化
外包机构数量繁多，设备质量良莠不齐。一方面，发包方由于对档案数字化外包
设备了解不够，较少会在发包的时候对数字化加工设备作出要求，另一方面，有
些发包方即使对档案数字化外包设备作出要求也不一定能在本单位成本预算内找
到合适的外包单位。
但对于档案数字化外包工作来说，由外包方掌控设备的主导权对发包方来说
是不利的，既然在现阶段还无法做到由本单位提供数字化设备，那么发包方可以
通过数字化项目前期调研确定所需设备并且将数字化设备最低要求写入合同两个
措施，降低外包方对设备配置的控制力。
（一）发包方前期对项目进行整体调研确定所需设备
外包前期对项目进行整体调研是档案数字化外包工作能顺利进行的基础，前
期调研能够对档案数字化外包项目整体情况形成一定的认识，对项目工作成本设
定一定的预算。档案数字化项目发包方应根据数字化总体规划要求，确定数字化
外包档案的范围，根据档案的保管情况，档案载体的易损程度等确定数字化加工
设备要求。举例来说，对于珍贵的、保存情况不甚完好的档案资料的数字化是不
能够使用高速扫描仪进行扫描的，很容易就由于纸质脆弱或是卡纸、卷纸等原因
导致档案资料的破损而应选用平板扫描仪进行扫描工作。档案数字化发包方应指
定专人或是独立第三方机构对所需设备进行确定，不能将该步骤全权交由外包方
负责，外包方有可能出于企业利益目的而有意隐瞒对其不利因素。
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