Page 156 - 事业单位档案数字化管理与实践
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Digital Management and Practice of Archives in Public Institutions
事业单位档案数字化管理与实践
五、完善档案数字化外包监督
当前，档案数字化外包监督工作有所欠缺，外部监督相对薄弱、监督相关数
据库还未建立、内部监督不够完善。对于档案数字化外包工作来说，监督是有效
防范风险问题的保障性对策。可从五个方面对档案数字化外包监督进行完善，防
范档案数字化外包风险。
（一）明确档案数字化外包工作监督管理范围
完善档案数字化外包监督，首先需要明确档案数字化外包工作的监督管理范
围，有效做到该管则管，适度放宽。在现有档案外包相关规定中对档案数字化外
包的监督主要涉及三方，分别为发包方、外包方与行政管理机构，需明确三者之
间监督管理的范围。
1. 发包方监督重点在档案出入库监督、档案验收监督
对于档案数字化项目发包方而言，对本单位外包项目监督的重点应放在档案
出入库监督、档案验收监督。档案出入库时应做到认真清点、核对档案，核实档
案在转交外包人员前的具体情况，防止在数字化工作后期出现风险无法判定责任
方的情况。同样，接收档案入库时也应仔细核对，为验收工作做好铺垫，减少验
收活动工作量。验收监督也是档案数字化发包方应该主控的，验收工作对档案数
字化外包质量的把控不容小觑。在指定验收人员时应至少考虑三个要点：对项目
的了解程度、对数字化工作流程的了解程度、对相关软硬件的熟悉程度。
在发包方进行监督工作时容易陷入三个陷阱，一为视而不见，无法及时发现
档案数字化外包工作中的问题，对档案数字化外包工作中的隐藏风险不敏感；二
为事无巨细，无法从大方面上把握档案数字化外包工程的总体质量，片面在无关
细节上花费大量心力，无端影响档案数字化外包工作进程；三为追求工期，由于
对档案数字化外包工作不了解，但又需要完成上级交付的任务，片面追求工期，
忽视档案数字化外包质量，使档案数字化外包方人员处于一种焦虑作业的状态，
不利于档案数字化外包工作的顺利进行。
2. 外包方监督重点在数字化场所监督、员工监督
外包方对档案数字化工作的监督重点应在数字化场所监督以及员工监督上。
第一，档案数字化场所监督，档案数字化外包方应在发包方所提供的条件上，尽
可能使数字化场所符合防盗、防火、防尘、防水、防潮、防高温、防日光、防有
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