Page 158 - 事业单位档案数字化管理与实践

Digital Management and Practice of Archives in Public Institutions
事业单位档案数字化管理与实践

政监督的根本目的是为了引导档案工作行为、促进档案事业发展，注重从原则性、
整体性、理论性等大方向上把握档案工作发展趋势，而社会监督的根本目的是为
了让档案数字化外包方时时关注自身行为，提高外包方自律能力。

（三）构建具有监督作用的外包项目信息库
档案数字化外包服务信息库，即以区域内所有的档案数字化外包项目参与双
方的信息以及相应评价构建成一套完整信息数据库。使所有的档案数字化外包项
目情况均有记录，也可称之为“档案工作的档案”。

从博弈角度进行研究，构建档案数字化外包项目信息库相当于将单次博弈模
式改为重复博弈模式。重复博弈简单来说即参与博弈的双方交易并非一次性的行
为，每一次作出的决定都会对之后对方将采取的策略与行为产生一定影响。研究
表明，重复博弈相对于单次博弈出现极端行为的概率要明显下降，对于单次档案

数字化外包项目的双方而言都是单次博弈，但构建项目信息库之后，发包方与外
包方在档案数字化外包工作中的各种行为均能够记录在册，且信息公开透明，即
使是首次参与档案数字化外包的单位也能够通过过去的信息了解各个外包方的真
实水平以及综合实力。

档案数字化外包项目信息库中公布的信息可不包括项目价格、接手人员等信
息，只需明确提供服务的档案数字化外包方以及发包方对该项目完成质量的评价
即可。建立信息库对所有有意向实施档案数字化外包工作以及所有有志于成立高
效高质的档案数字化外包服务机构开放，既有利于帮助缺乏经验的发包方快速高

效的选择适合本单位档案数字化工作的服务机构，又有利于促进档案数字化外包
服务机构自身的内部监督与学习。而档案行政管理机构亦可通过该信息库明确档
案数字化外包工作中重点监督对象，方便对本级档案数字化外包工作进行监督。
构建档案数字化外包项目信息库对于发包方、外包方与行政管理机构而言，是“三

赢”的办法。
（四）完善内部监督工作
1. 发包方做好数字化成果验收工作
在档案数字化外包工作前期，对档案外包方进行筛选能在一定程度上规避风

险，而档案验收工作相当于发包方在外包工期内确保档案数字化工作质量的最后
一道防线，将影响档案后续服务与提供利用。档案发包方应按照本单位与外包方
所签订的合同，对档案数字化成果进行验收，确保所有工序都已完成，并且达到

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