Page 155 - 事业单位档案数字化管理与实践
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第五章 档案数字化外包风险
（二）将设备配置最低要求写入合同对外包方进行约束
档案数字化外包合同是档案数字化项目双方在项目管理过程中出现纠纷的解
释凭证。正规数字化外包合同具有法律效力，对发包方与外包方均是一种约束。
在发包方对本单位所需数字化档案有所了解且确认了所需数字化设备之后，需将
有关安全管理要求以及设备最低配置要求写入合同，为了防止档案数字化外包方
作假现象，还可实地对档案数字化外包方进行调研。
对档案数字化外包方的设备调研可从现有设备配置情况、专业人员配置情
况、设备管理制度三个方面进行考量。企业资金实力的强弱直接影响到公司对设
备的资金投入力度，档案数字化设备价格差异较大，从上升到上万均有，若是资
金实力较弱的档案公司，可能无法满足大型档案数字化外包项目的需要，对于设
备的维护更新速度也有所放慢，从而延误档案数字化外包项目工期进程。通过查
看企业现有设备的配置情况可以一定程度上看出档案数字化外包企业的资金实力
水平，资金实力较弱企业的设备从质量、数量上来说往往不能满足大型档案数字
化项目的要求，仅能承接工作量较小的项目，后续服务能力无法得到保障。专业
人员的配置情况可以从员工数量、工作经验、数字化软件使用技能等角度进行考
虑。设备条件达到了还需要有专业化人员的配合才能物尽其用，员工数量的配置
应能够适应档案项目的工期要求，相对于学历来说，档案数字化从业人员应更加
重视工作经验以及数字化软件使用技能的高低。现有档案数字化外包相关规范中
对数字化从业人员水平并未具体要求，档案数字化外包发包方应根据本单位要求，
与外包方进行商讨，确定符合本单位外包项目需求的人员。除了设备配置情况以
及专业人员情况需要考虑，影响外包公司设备水平的还有企业设备管理制度，良
好的设备管理制度有利于企业设备的良性运营，在对设备进行日常维护的基础上，
还应及时更新老化、损坏设备。
综合来说，档案数字化发包方针对外包方设备问题需要写入合同的至少应包
括：设备最低要求、操作人员情况、设备维护更新周期。另外，合同中还应明确
规定数字化加工后所使用的设备所应进行的保密处理，防止数据信息存储于外包
方设备内造成泄密风险。力求对档案数字化外包方形成制约，降低外包方在数字
化外包活动中对设备的控制力。
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