Page 157 - 事业单位档案数字化管理与实践

第五章 档案数字化外包风险

害生物、防污染等安全要求。处理好以及待处理的档案原件应分区存放，档案工
作人员私人物品也应设立专门的存储地点，防止泄密以及档案损坏情况。第二，
员工监督，档案数字化外包方对数字化工作管理的重心在于管人。应设立严格的

档案数字化外包人员规范，指定专人对档案数字化外包工作一线员工进行监督，
防止偷懒耍滑、暴力拆卸档案原件、私自外泄档案内容的情况出现。
3. 档案行政管理机构监督重点在宏观层面
现有档案数字化外包规范中，承担外部监督任务的主要为县级以上档案行政

管理机构以及档案外包服务机构注册登记部门。档案数字化外包工作有关规定中
对于行政机构监督范围的界定并未明确规定，如《福建省档案服务机构管理暂行
办法》中要求“县以上档案行政管理机构，负责对本行政区域内的档案服务机构
的档案服务活动进行指导和监督管理，并在档案服务人员的培训、档案业务与专

业技术等方面为档案服务机构提供相关服务。”
应明确档案行政管理机构无论是对档案数字化外包工作还是其他档案工作活
动，管理的重点是统筹、规划、协调、市场监督等宏观层面。档案行政机构对数
字化工作监督条款应进行一定的改良，强调档案行政机构监督的范围，并非所有

档案数字化外包工作均需由档案行政管理机构进行监督，也并非所有档案数字化
外包工作流程都需要行政管理机构监督。
档案数字化外包工作有关规定中对档案行政管理机构监督工作内容应具有侧
重点，如涉及违法违规的档案数字化外包行为、涉及档案数字化双方经济纠纷以

及档案数字化外包市场指导价设立等重点监督，对于数字化外包的交接清单设计
等细节问题应明确要求由外包双方协商，避免事无巨细凡是档案数字化外包工作
中产生的问题都由行政管理机构监督的情况。
（二）促进社会监督的形成

社会监督即发挥社会公众对档案数字化外包工作的监督作用。近些年，社会
监督员在新闻上已经屡见不鲜，许多企业、事业单位以及行政执法单位都邀请专
人对本单位工作进行监督。对于档案数字化外包工作也可引入社会监督，由政府
带头邀请专人对档案数字化外包工作以及外包方进行监督，可有效降低行政管理

单位的监督工作量。要求档案外包服务机构在其服务场所的明显位置悬挂营业执
照或者其他相关证书，公布档案服务内容、服务规范、收费项目等这类行为规范，
完全能够交由社会监督执行。社会监督与行政监督的最大区别在于根本目的。行

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