Page 64 - 事业单位档案数字化管理与实践

Digital Management and Practice of Archives in Public Institutions
事业单位档案数字化管理与实践

拥有相应权限的管档人员可以通过系统直接访问该权限下的数字档案，这样虽然
有利于发挥干部人事档案辅助决策的功能，提升档案服务效能，但也增加了档案
泄密的风险。因此要对所有与档案访问行为相关的信息进行全面记录，保障档案

真实完整、保密安全。
（五）行程码赋码流程
干部人事档案行程码赋码是指组织人事部门及其干部人事档案管理机构，依
据赋码规则详实记录档案变更与利用情况，对档案风险潜在程度进行判定与揭示

的过程。赋码环节同样包括：赋码权限、赋码规则和赋码流程三个核心问题。
1. 赋码权限
干部人事档案行程码的主要功能是对档案变更与利用信息的真实、完整、准
确记录，赋码的过程即是录入档案变更与利用信息的过程。因此行程码赋码权限

不同于健康码，该赋码过程无需主观判断，而是一种客观的记录过程。因此，行
程码的赋码过程分为物理空间和数字空间两个维度，物理空间的赋码过程由档案
管理人员根据《干部人事档案材料转递单》与回执、《查档介绍信》等记录材料
如实操作，赋码权限与该人员管理权限相对应。数字空间赋码应该由系统直接导

入相关变更与利用信息，无需设置相关权限。
2. 赋码规则
赋码规则包括干部人事档案行程码的组成以及赋码规则。
（1）干部人事档案行程码的组成

干部人事档案行程码由纸质档案行程码模块与数字档案行程码模块共同
组成。
（2）干部人事档案行程码的赋码规则
物理空间下，档案管档单位、档案目录、材料份数、档案页数等档案（档案

材料）的变更信息，归入纸质档案行程码模块记录；物理空间下，档案利用者、
利用时间、利用目的、证明材料、经办人等档案（档案材料）的利用信息，归入
纸质档案行程码模块记录；数字空间下，档案人员信息、目录信息、原始图像、
优化图像、图像数量等档案（档案材料）的变更信息，归入数字档案行程码模块

记录；数字空间下，档案访问者、访问档案、访问原因、访问时间、访问材料、
访问页面、访问授权等档案（档案材料）的访问信息，归入数字档案行程码模块
记录。

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