Page 63 - 事业单位档案数字化管理与实践

第二章 数字化转型视角下干部人事档案管理模式

纸质档案的利用一般包括对内利用和对外利用。对内利用服务的对象是该档
案主体所在单位或上级主管、协管单位的组织、人事等部门。对外利用服务的对
象一般包括外单位、非主管单位、干部本人及其亲属。纸质档案利用工作无论是

服务于内部还是外部，都要以确保档案实体和档案信息的安全为原则，因此干部
人事档案的利用要求必须具备相关的手续。利用者在申请利用档案时，需按要求
详细填写《查档介绍信》，介绍信中注明查何人档案、查档的内容和理由等，摘
抄和复制档案材料更需注明理由。介绍信上须有利用单位领导签字，并加盖公章。

在档案利用完毕，相关材料形成后，应及时录入档案管理系统，在行程码中形成
利用信息记录。如此，干部人事档案行程码便能详实记录档案的利用过程，保护
档案完整与安全。
（四）数字空间下档案管理信息记录

数字空间下档案的变更信息，实质上就是存储在干部人事档案管理系统内的
档案材料增减操作记录与内容信息修改操作记录。一般的，干部人事档案在信息
化的过程中，会产生上述变更信息的环节包括：人员建库、目录建库、档案扫描、
图像处理、数据存储等。人员建库与目录建库环节分别会向系统内录入人员信息

和目录信息，档案扫描环节会形成原始的数字化档案，图像处理环节会对原始图
像进行纠偏、裁边以及图像拼接等操作，还会由计算机软件或人工方式对原始图
像数据进行处理，得到优化图像数据，数据存储环节会对原始图像进行压缩处理，
优化图像不压缩，一同存储到数据库中。

如果发生了档案或档案材料的转递，需要将档案数据进行迁移，或对零散的
档案材料进行数字化，应由相关领导审核批准后，对迁移的数据进行接收，对零
散材料按信息化流程重复上述操作。由此可见，档案或档案材料转递的过程，或
是涉及数据的迁移，或是形成了数字档案材料的增减。将这些变更信息即时同步

至干部人事档案行程码中，同时，不属于档案或档案材料转递情况，行程码却产
生了变更信息记录，应立即开展审查工作，由主管领导严格依据相关规定判定是
否属于档案造假等情况，实现对数字档案材料和内容信息的全过程监控。
数字空间下档案的访问信息，实质就是对所有与该档案访问行为相关的信息

的集合，包括访问者、访问档案对象、访问原因、访问时间、访问材料、访问页
面、访问授权等信息。需要注意的是，数字空间下，档案的访问对象不仅包含档
案的利用者，还包括档案的管理人员。因为数字档案的管理与访问均为授权制，

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