Page 62 - 事业单位档案数字化管理与实践

Digital Management and Practice of Archives in Public Institutions
事业单位档案数字化管理与实践

假，保护档案动态安全。
从档案转递信息层面来看，行程码详细记录了干部人事档案与档案材料的“行
程”——即干部人事档案与档案材料的转递信息。转递通常是干部人事档案管理

部门之间、干部人事档案管理部门、干部人事档案材料形成部门与干部人事档案
材料利用部门之间进行的，干部人事档案或干部人事档案材料的转入和转出工作。
发生转递的原因一般包括：干部职务变动、干部调往外单位工作、干部所在单位
并入新的单位，或改变主管单位、干部出现辞职、出国不归或被辞退、解除（终

止）劳动（聘用）合同、开除公职等情况，出现上述情况都会导致档案或档案材
料的“行程”发生变更，若是没有可信的记录能证明档案或档案材料的变化情况
（这里的变化情况包括档案或档案材料管理权限的变化、档案所包含材料的变化
以及档案材料内容信息的变化），自然要开展一次全面的档案审核工作，以保证

档案真实、完整、可用。而构建干部人事档案行程码正是为了赋予档案可信的变
更记录，以记录档案和档案材料的变更情况，证明转递前后档案所包含材料与档
案材料内容信息上的一致性。
从档案利用信息层面来讲，行程码记录了双空间下干部人事档案的利用过

程——即物理空间下纸质档案的利用信息与数字空间下数字档案的访问信息，详
细记录的利用信息包括：利用者、利用时间、利用理由和目的、利用证明材料以
及经办人等信息，以供日后的查考工作，维护档案的保密与安全。
（三）物理空间下档案管理信息记录

物理空间下对档案转递信息与利用信息进行记录，目的是为了监控纸质档案
的材料转递情况与利用过程，维护干部人事档案的真实、完整与安全。在转递工
作中，一般会依据任免文件调动通知或商调函等文件开展转递工作，在确定干部
的主管单位后，直接将干部人事档案转递至该单位。转递干部人事档案必须通过

机要交通或者安排专人送取，转递单位和接收单位间有着严格的转递手续要执行，
转递单位须按规定填写《干部人事档案材料转递单》，接收单位在确认无误后须
签名、盖章，并将回执寄回。因此，按照规定严格执行干部人事档案转递工作，
能保证整个转递过程安全、清楚。同时，双方签字盖章形成的《干部人事档案材

料转递单》与回执，其内容信息能够清楚证明干部人事档案或干部人事档案材料
的变更情况，通过档案管理系统将转递信息及时上传，以实现物理空间下档案转
递信息的实时记录。

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