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电算化模式与会计档案发展研究
Research on Accounting Computerization and Development of Accounting Archives

都进行了一些限定和说明，这些限定和说明有助于人们认清电子文件的庐山真面目。
限定和说明的要点包括如下五个方面。
（一）以二进制代码记录和表示
这是电子文件与以往所有其他形式文件的基本区别，也是电子文件信息与其他数
字信息的共同点。

（二）文件的一种类型
电子文件应该具有文件的各种属性，特别是要有特定的用途和效力。这是电子文
件与其他数字信息的基本区别，也是电子文件与其他形式文件的共同点。

国际档案理事会电子文件委员会 1996 年制定的《电子文件管理指南》对数字时
代的“文件”进行了阐释：“文件是由机构或个人在其活动的开始、进行和结束过程
中所产生或接收的记录信息。该记录信息由足以为其活动提供凭证的内容、背景和结
构而构成。而不管记录的形式或载体如何。”内容（content）、背景（context）和结

构（structure）是构成文件不可或缺的三种要素。内容是指文件中所包含的表达作者
意图的信息；背景是指能够证明文件形成过程和文件之间相互关系的信息，如发文
者、签署人、文件生成日期、收件者等；结构是指文件内容信息的组织表达方式，如

文字的段落安排，电子文件所使用的代码、格式。
以及载体、附件等方面的信息。关于文件是内容、背景与结构的统一体的观点，
对于理解和管理电子文件是十分重要的。
在文档管理过程中，必须著录大量电子文件的背景信息。美国电子文件研究专
家戴维·比尔曼认为：“未经恰当著录过的电子文件即使保存下来，也不会有证据

作用。”
（三）外延非常丰富
从表现形式上看，电子文件包括文本文件、数据文件、图形文件、图像文件、影

像文件、声音文件、命令文件。中国 2009 年颁布的《电子文件管理暂行办法》指出
电子文件是“文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。”从文件的功
能看，电子文件可分为主文件、支持性文件、辅助性文件、工具性文件。
以列举法列举，电子文件包括数字影像、地理空间数据、网页文件、数据库文

件、电子邮件、电子公文……不一而足。
（四）具有独特的特点
相对于“稳定的、永久的、静态的、不活跃的、固定的和严格的”纸质文件，电
子文件是“不稳定的、非永久的、动态的、活跃的、交互式的、流动的和可变的”，

它易于被修改并且总是处于不断的变化当中。从存在方式上看，电子文件表现为 0、1
两个二进制数字；从保存方式上看，电子文件依赖电子介质；从感知方式上看，电子

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