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电算化模式与会计档案发展研究
Research on Accounting Computerization and Development of Accounting Archives

卡”和“武大郎”，而不会去记录“李白”。因为李白是“修改者”，元数据体系没
有要求记录修改者，则依据该元数据体系开发的电子文件管理系统就不会捕获并记录
修改者的信息。
还有研究者提出，在电子文件管理过程中要捕获元数据。同理，元数据是预先
制定的标准、方案、体系或规则，在电子文件管理过程中，是根据元数据标准去“捕

获”和“自动记录”数据而不是捕获元数据。那些被“捕获”和“自动记录”的数据
多数是背景信息数据。
由此，引出电子文件、元数据、背景信息三者的关系问题。笔者详细地解释三者

的关系。
电子文件若想永久保存，必须引入相应的记录机制，即把元数据“邀”到电子文
件管理中。为此，需要制定电子文件管理的元数据标准。而背景信息是描述电子文件
形成与维护背景的具体信息，它如同电子文件的影子一般与其形影不离，成为电子文

件的重要组成部分。背景信息一般包括电子文件的发送信息、办理信息、归档信息、
技术信息等。元数据标准决定电子文件背景信息的内容和数量，即电子文件管理中需
要捕获和记录哪些信息，才能确保电子文件的真实性、可靠性、完整性与可用性。电

子文件管理系统必须依据元数据标准捕获和记录详细的背景信息，这种捕获和记录有
自动生成、自动捕获、手工录入等不同方式。
（四）元数据的使用
可见，若要在电子文件管理中引入和使用元数据，必须制定相应的元数据标准。
世界各国对此都很重视，纷纷研究与制订各自国家的电子文件管理元数据标准。澳大

利亚 1999 年发布世界上第一个专门解决文件长期管理问题的国家级元数据标准《联
邦政府机关文件保管元数据标准》并于 2008 年进行了修订，英国公共文件局 2002 年
发布《电子文件管理系统需求——元数据标准》，加拿大国家图书与档案馆 2006 年
发布《文件管理元数据标准》等。此外，还有前文提到的 EAD，国际档案理事会于

1993 年制定、2000 修订的《国际档案著录标准（总则）》，国际标准化组织 2006 年
颁布的《信息与文献—文件管理流程—文件元数据—原则》和《信息与文献—文件管
理流程—文件元数据—概念及实施》等。中国已经发布档案行业标准《文书类电子文

件元数据方案》和核电行业标准《核电电子文件元数据标准》，以方便行业对电子文
件的理解、管理、交换和利用。目前国家行业标准《电子文件元数据标准》在公示和
征求意见。另外，中国有许多研究项目也在研究更具体的专业领域的元数据方案。例
如 2010 年 7 月结项的国家哲学和社会科学基金档案学项目“电子政务环境下电子文

件流程分析与设计”对电子公文的元数据进行了分析和设计，设计了 98 个基本元素
并对这些元素从序号、元素名称、来源、数据说明、数据类型、性质、数据捕获时

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