Page 267 - 电算化模式与会计档案发展研究

» 第八章 互联网时代会计档案管理的思维变革

机、数据捕获方法、对应关系等九个方面进行描述。
电子文件管理中元数据的具体应用一般通过电子文件管理系统实现。电子文件
管理系统引用元数据。一般是在系统的设计阶段将元数据标准预设在电子文件管理系
统中，而后元数据标准自始至终伴随每一份电子文件的整个生命周期。在电子文件的

全程管理过程中，电子文件管理系统依据预设的元数据标准全面地、持续地实现对电
子文件各种相关数据信息即背景信息的捕获。电子文件管理系统的实际操作要求元数

据标准必须坚持可行性的设计原则，力求做到易于理解、易于使用、有效地控制元数
据的数量，从而使元数据设计具有实用价值。元数据的数量过多，会加大电子文件处
理的工作量，占用更多的存储空间，导致更复杂的管理。所以。元数据的设计只要能
够满足揭示电子文件的主要特征。记录电子文件的主要流程，满足电子文件管理需要

即可。
元数据的使用还需要管理维护。在电子文件管理中使用元数据。对元数据的管理

维护包括两个方面：一是元数据的实现；二是元数据的封装。
元数据是最基本的理论模型，在电子文件管理系统引用时还需要具体加以实现。
实现是指用一种计算机可以识别的形式来表示元数据，以便计算机程序能够对元数据
进行处理。目前，元数据一般都以 XML（extensible Markup language，可扩展置标语

言）作为编码标准，以 XML Schema 的方式实现，可以说 XML Schema 就是元数据。
封装是指将电子文件及其元数据按指定结构打包的过程。封装建立起元数据与电

子文件的关联，它将元数据与电子文件绑定成一个完整对象，即形成一个整体封装包
来进行保存和保护。这样的封装包是一个由电子文件及其元数据组成的自我包含、自
我描述和自我证明的实体。元数据与电子文件的关联至关重要。失去二者间的关联，

元数据将变得毫无意义，而电子文件的价值也将大打折扣。封装便于对电子文件及其
元数据同时进行管理。封装是一种先进的电子文件保管理念，是确保电子文件长久保
存和具有凭证价值的核心方法之一。2009 年，中国颁布《基于 XML 的电子文件封装

规范》用于规范电子文件的封装，它规定了基于 XML 的电子文件封装格式和要求，
为电子文件提供统一的封装格式，保证电子文件及其元数据的完整合一性，以利于电
子文件长期保存和交换。

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