Page 265 - 电算化模式与会计档案发展研究

» 第八章 互联网时代会计档案管理的思维变革

locator service 政府信息定位服务），档案领域适用于档案与手稿的 EAD（encoded

archivaldescription 置标档案描述）等都是各专业领域为描述本领域的对象而制定的元
数据体系。其中 EAD 是用于描述档案与手稿的形式与内容的规范，以便它们作为网
络信息可以在任何计算机平台上进行检索、显示与交换。在电子文件管理中，有必要
引入元数据概念来描述电子文件的定义、属性、结构、关系等数据属性，揭示电子文

件的形成、内容、排版、格式及系统环境等，以便有效地记录电子文件的内容、背景
和结构，方便对电子文件的标识、鉴别、描述、管理和长久利用。
元数据在电子文件管理中的作用可以概括为以下五个方面：一是全面描述电子

文件；二是保障电子文件的真实性，电子文件在整个生命周期内，是在网络环境中动
态流动的。元数据用于记录电子文件生命周期中所有重要的变迁，所经历的任务、部
门、人员、操作等，依据这些记录可以再现电子文件流程；三是维护电子文件的完整
性。电子文件的有些结构、背景与其内容相对独立，元数据以规范格式来描述电子文

件的内容、结构以及背景，建立三者间的有机联系；四是有助于由子文件的长期可
视，元数据可以对计算机系统进行说明，五是提高由子文件的可理解性，元数据集有
助于利用者了解电子文件的内容、创建原因、流转过程、利用条件、内在关系与外在

联系等。
目前，国际文件管理领域达成共识，元数据是实现对电子文件进行科学、有效、
动态、集成管理的关键与基础，其重要程度被国外学者喻为是电子文件管理系统中的
“血液（blood）”。
（三）元数据的关系

在当前的电子文件研究和管理中，对于元数据的概念、作用、使用还有一些模
糊和误解存在。例如有研究者给出的电子文件管理中的元数据定义为“由电子文件系
统自动记录的关于文件形成时间、地点、人员、活动、文件系统、结构等方面的具体

数据”。笔者认为，该定义存在较大偏差。首先，该定义的属概念是完全错误的。元
数据是抽象数据，而非具体数据，它是对具体数据的抽象，所以才是数据的数据。其
次，元数据不是电子文件管理系统自动记录的，而是人为定义的。元数据是预先制定
的标准、方案、体系或规则。电子文件管理系统自动记录的是数据。例如一份电子文

件是由“瓦莲卡”创建的，由“李白”修改的，由“武大郎”签发的。那么电子文件
管理系统记录下的“瓦莲卡”“李白”和“武大郎”是数据，而“创建者”“修改
者”“签发者”才是元数据。元数据是预先制定好的方案，电子文件管理系统在开发
时，依据预先制定好的元数据方案去记录相应的数据。假如在预先制定的方案中只有

“创建者”和“签发者”而没有“修改者”，那么即使一份电子文件是由“瓦莲卡”
创建、“李白”修改、“武大郎”签发的，电子文件管理系统也只会记录下“瓦莲

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