Page 263 - 电算化模式与会计档案发展研究

» 第八章 互联网时代会计档案管理的思维变革

文件依赖电子设备：从传播方式上看，电子文件可以快速而广泛地传输。有研究者从
整体上将电子文件的特点概括为信息的非人工识读性、系统依赖性、信息与特定载体
之间的可分离性、信息的易变性、信息存储的高密度性、多种信息媒体的集成性、信
息的可操作性；从信息共享的角度看，电子文件具有高度的共享性、类型的多样性、
检索的便利性、信息的时效性、信息的不安全性。电子文件的这些特点改变了传统观

念中对文件与档案的理解，也改变了对文件与档案的形式、特征、特性的认识。
（五）与电子档案的关系
说到电子文件，还必须明确一个关系，就是电子文件与电子档案的关系。

在理论研究界，对于两者关系的认识有两种观点。一是认为电子文件是文件与档
案领域共同的管理对象，它在文件与档案管理阶段名称不变，即在档案管理阶段仍将
管理对象称为电子文件，字面上不再称电子档案。除非为了特别指明是归档后的电子
文件，偶尔称为“电子档案”或“具有档案性质的电子文件”。这是因为：在电子环

境中，文件和档案的界限不像纸质文件与档案那样清楚，索性全部称为电子文件；电
子文件是否具有“档案”的法律地位还不是非常明确。二是延续传统的文件与档案观
念，认为文件与档案领域的电子化管理对象分别是电子文件和电子档案。电子档案就

是“归档电子文件”。该观点支持者认为，从社会档案价值承担、档案学专业的责任
承诺和文件价值形态的转变出发，需要将那些具有长期或永久保存价值的、经过归档
而实行档案化管理的电子文件称为“电子档案”。
笔者是前一观点的拥护者，认为该观点的理解符合电子文件管理的前端控制思想
和大文件观，有利于实现电子文件的全程管理、文档一体化和文件连续体。但同时也

认识到，在中国的档案实践工作中，这一观点面临难以落实、难以落地的“冏”境。
中国当前的电子文件管理依旧沿袭传统的文档分治的管理体制，文件管理与档案
管理是两套分别运行的系统，虽然档案界一直在呼吁将文件与档案管理体制改为一体

化的管理体制，但在目前的实际工作中需要确定文件与档案工作在电子文件管理上的
分界线。迫于体制的压力和要求，国家档案局于 2012 年通过一系列措施明确了电子
文件与电子档案的区别。
国家档案局在 2012 年 6 月制定了《电子档案管理基本术语（征求意见稿）》将

电子文件定义为：“国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务过程中
通计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的各种形式的信息记录。”将电子档案
定义为：“具有参考和利用价值并归档保存的电子文件。电子档案由内容、结构和背
景组成。”这个标准中的电子文件与电子档案的整体含义与国际上普遍认知的电子文

件含义并无差别，但将“电子档案”这个词以标准的形式确定下来。
2012 年 8 月，国家电子文件管理部际联席会议第二次会议（国际联席会内容参

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