Page 206 - 档案管理模式理论与发展创新

档案管理模式理论与发展创新
Innovation on Theory and Development of Archives Management Mode

储空间，而且可以防止在阅读过程中造成文件损伤。
可以说，在档案使用方面，与传统的档案相比，电子档案也有了很大的变革。
传统文档的使用基本上是“被动的”和“静止的”，而电子文档由于其“积极的”和
“动态的”特点，已经改变了人们对文档和文档的使用方法，从而为使用者提供了从

未有过的便利。当然，电子文档是一项新技术，它对使用者的技术和知识的需求也越
来越高，对信息的保密要求也越来越高。
从总体上看，电子文件的使用具有如下新的特征。
（一）共同享有很好的地位

电子文档不再局限于“孤本”，人们可以共享一份文档。新的资讯科技轻易地
创造了「多人共享一个档案」的奇迹，突破了传统纸质档案在特定时期的使用上的垄
断，扩大了使用的空间。一份资料，就像是一堆复制品。例如，一张医疗记录可以通
过一个或多名医生同时在医院的局域网上查看。局域网和互联网的发展，使得传统的

信息储存和传递方式发生了很大的变化，相对于纸质文档来说，信息的利用率得到了
极大的提升。
（二）可重复使用的优良特性

一张电子文件，不管在电脑荧幕上出现了多少次，或者印刷了多少次，都不会
造成信息的丢失和变化，而在使用的时候，也不会留下什么痕迹，也不会留下什么痕
迹。合理使用并不会损害电子文档的使用寿命，也不会损害其完整性和清晰度。
对电子文件的再利用也有一定的影响。但是，相对于纸张的再利用，它的效果要
少很多；尤其是，通过信息传递、复制等方式，可以取代电子文件的信息和载体，从

而实现了对电子文件的无限循环利用。
（三）互动能力很强
使用者在阅读的时候，可以根据自己的思考能力，向使用者提出新的需求，然后

根据您的请求，将有关的档案输入到屏幕上（输入指令）。尤其是超文字文件，它能
连接大量的文件、图像和数据，让使用者可以随意浏览，一个文件就是一个连接网络
的节点，可以方便地提供使用者所需的信息。
（四）灵活使用

电子文件的可操作性，使得使用者可以根据自己的需求，将所获取的资料转化为
自己所需的信息。
利用人员可以请求电脑将资料分类、统计、汇总、打印，并将其转化为所需格
式。档案工作者可以按照特定的主题对其进行编辑，形成一套专门的资料集，以满足

使用者的不同需要。一种电子文件并不只是一种完整的信息，它是一种能够被使用者
灵活地利用的信息。因此，与同样内容的纸张相比，一个电子文档给使用者的信息更

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