Page 201 - 档案管理模式理论与发展创新

第八章 电子文件管理

根据多年的业务，上海盘夫数据还原中心对资料遗失的原因进行了统计：44% 的物
理故障，26% 的误操作，18% 的软件，10% 的病毒感染，2% 的自然灾害和其他的 2%。
电子文档无法读取的原因是多种多样的，根据统计和技术分析，可以归纳为：电
脑系统不相容；软件和软件的更新和更新；加密密钥丢失，专用软件未保存；损坏或

错误操作；病毒损坏；运输工具老化或损坏，记录信号衰减，环境危险和自然灾害。
（二）保持易读性的措施和技术途径
上述七种原因均有可能导致电子文档不能读取或不能读取，但每一种不能读取
的原因和修复方式都不尽相同，从产生电子文档到永久保存，每一个环节、每一个操

作、每一个因素都会导致电子文档不能读取。遇到无法阅读的电子文档，应具体分析
原因，寻找解决办法，以保证其及时回复。同时，在管理上也要未雨绸缪，制订长时
间的电子文档的可读性维修计划，以保证其始终具有可读性。
电子文档无法读取的问题，可以发生在当前的时间和空间上，也可以发生在漫

长的时间和空间上，这是一个需要长期解决的问题。这两种情形都是需要严肃处理的
问题。
在当前的时间和空间内，电子文档无法读取是指电子文档在存档和转交给档案室

期间无法读取的问题。在机关接受电子文档时，在接受机关的电子文档转移时，往往
会在检查和验收的时候，发现其无法读取和复原。即使是同一种类型的电子文档，因
为在产生平台上的硬件系统存在着一定的差别，在转送到档案室时，会因为与档案室
的硬件系统不相容而不能读取和恢复。
跨越时空的电子文档是指随着时间的流逝，电子计算机软件和硬件系统的不断更

新，使得现在的电子文档在将来的电脑系统中不能读取和恢复。这种状况也就是所谓
的长时间的电子文档的可读性维护问题，同时也是最难解决和不可避免的问题。
通过对电子文档技术的探讨和实际研究，本文提出了保持电子文档易读性的基本

措施：
保持电子文档的全部元数据，特别是其结构和元数据，为保证文档的可读性提供
了技术依据。
通用软件所生成的软件应注意其软件的型号、名称、版本号和相关说明、参数

等；专用软件生成的电子文档要转化为一般类型的电子文档，不能转换的话，软件一
起打包。
建立电子文档的归档格式规范，确保在同一技术平台下进行归档和录入。
加密档案要进行解密储存，需要加密储存的档案必须同时储存密码。

随着电脑系统的更新换代，可以对其技术状况进行分析，并选用以下适当的技术
措施，以确保其可读性。

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