Page 202 - 档案管理模式理论与发展创新

档案管理模式理论与发展创新
Innovation on Theory and Development of Archives Management Mode

第三节 电子档案的利用

随着社会的发展，信息资源的使用和使用的需求越来越大。电子档案的存档，是
为了让电子档案在提供可准确、完整、可靠的状态下，发挥凭证与研究功能，以达到

其应有的价值。电子文件的利用方式与传统的纸质文件相比存在较大的差异，并存在
新的问题与障碍，需要对其进行深入的研究，并制定新的“利用规则”及管理与开发
措施，以保护国家、机构和个人的合法权利，使其充分利用其优势。

一、电子档案使用的基本理念

从档案使用的内容来看，可以分为广义与狭义两大类，广义的档案使用是指使用
者通过档案查询系统来查找所需要的资料，以及将所需要的资料的潜在价值转换成实
际的价值。而狭义的文献使用则是指将所需要的资料的潜在价值转换成实际价值的后

一种程序。
从使用者的角度来看，使用者通过电子档案查询系统查询所需要的资料，是电子
档案内容价值实现的先决条件。因此，在构建高效的电子文档检索体系的同时，还应

通过多种途径，使其得到更好的利用。

二、电子档案的使用原则

电子档案的使用，是指运用各种有效的方式和方法，及时、准确地将档案的资料
及时准确地提供给使用者，使之能够充分地满足使用者的使用需要。

电子文件的使用方法和使用的新特点，需要确立和遵循新的使用原则，并制定相
关的使用规范。其目的是便于用户的使用，同时也是为了确保电子文档的安全。归根
结底，要与电子档案使用的特性和本质相适应，这是电子文件的提供和使用的基础。

为此，应从三个方面着手。
（一）建立电子文件资料库及档案管理制度
与传统的纸质文档相比，电子文档具有快捷、方便的特点。这是人力所不能完成
的，需要用电脑等现代化的仪器，设计科学的管理系统，完善的档案数据库。

一是要建立一整套的电子档案管理体系，使之达到标准化、规范化。档案资料的
资料库应满足国家有关规定，同时也应方便使用。要对综合档案馆所属的各类档案的
著录项目、著录内容、著录格式、资料库结构等进行统一规范。在此基础上，对数据
库管理软件、数据指标、文件格式等进行了统一、规范。通过软件集成，可以在文件

目录数据库的形成过程中，把索引项目、格式、结构等进行统一，这样，以后电子目
录进入档案馆以后，就可以进行数据共享，解决由于软件上的差异导致的数据不能转

• 188 •