Page 205 - 档案管理模式理论与发展创新

第八章 电子文件管理

以使用软盘进行复制；如果是大量的电子文件，可以考虑使用一次写入的光碟。在使
用者没有软件和硬件平台来使用该电子文件时，也可以将纸质副本（硬副本）或缩小
版提供给使用者。
提供电子文档的副本是当前电子文档使用中的一个重要手段。但是，电子文件的

使用并非最好的方法，其使用时间和使用场所的分布也会出现很大的问题，这就给电
子文件的使用管理带来了一定的难度。管理不善会导致电子档案的无原则扩散，不适
合使用机密文件。一般而言，对内容未充分公开的电子文件，不能以复制的形式提供
使用；对提供影印的出版，要实施有效的监督与借阅登记；存在机密级别的资料，必

须进行保密处理；在使用网络时，应严格遵守国家和部门的保密政策，并采取适当的
安全措施，以防止因使用不当而造成无法弥补的损失。
3.通讯传送
电子文件的网上传送。这种方式更适于图书馆间的信息资源交换，以及为相对固

定的查档单位提供档案，并可采用点对点的数字通讯或互联网方式。远程会诊，就是
把病人的电子病历、X 线片、核磁共振片等资料，通过电脑传输到不同地方的医疗人
员，让他们了解到病人的基本情况，并据此制定相应的治疗方案。这也是电子文档资

源分享的充分体现。
（二）使用网上服务
网上的使用，指的是电子档案管理员将电子文档提供给使用者，供使用者使用。
这种使用方法适合于提供使用数码档案馆的电子档案，以及在拥有局域网和较为完备
的电子档案管理系统的单位时，提供使用。

网上的使用是指以网上传送的形式提供电子文件。使用电子档案的这种方法是快
速、可靠的，使用者不必获取和保存电子文档的储存载体，也不必将电子档案储存载
体的副本打包或邮寄给使用者。在未来的互联网时代，电子文档的使用将成为主要的

手段。《电子文件归档与电子文件管理规范》指出：“对于涉及机密的电子文档，使
用网络进行使用，应遵守国家和部门的保密政策，并采取可靠的保密措施。”

四、电子档案使用的新特征

电子档案的出现，使得档案工作真正意义上的高效率、高水平地为社会服务。电
子文件的出现，为档案使用者提供了方便快捷的服务。借助现代办公设备和互联网技
术，文件传送不再受地域、时间、空间、人力等因素的制约，数据的快速传递，能充
分利用档案资源，实现档案资源的共享。同时，档案工作也从传统的手工作业模式转

变为以电脑为主的现代办公模式，极大地提高了档案工作者的工作效率。同时，它还
具有存储量大、占地面积小、易于检索、浏览、查询、打印等特点，节约了大量的存

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