Page 207 - 档案管理模式理论与发展创新

第八章 电子文件管理

加灵活和方便。一些电子文档，可以允许用户修改、起草新的文档，起草后可以打
印，但是不能损坏原始文档，比如一些只读光盘上的文档。
（五）地下城的限制
电子文件可经电脑网络远程传送，实现了异地使用。超地域化的信息传播能够
使得信息的使用更加便利、更加普遍。该方法不但解决了使用人员的数量限制，也

解决了使用者和使用者之间的距离问题。远程通信可以通过电脑网络实现，实现了
异地使用，并消除了使用人的地理障碍。电子文档的数码形式使得其可以在网上迅
速传送，使用者可以在家中的计算机终端上浏览所需要的资料。这就是电子文件的

吸引力。
从技术上来说，使用者并不需要去档案馆，也不需要去档案馆，只需要通过网络
连接的电脑，就可以使用数字化档案馆的公开文件。这样既省去了使用者的麻烦，又
能让使用者更好地利用档案，让使用者更好地理解、理解、思考、使用，让档案真正

成为大众的一笔文化资产。因此，我们有理由认为，在电子时代，档案使用将会更加
广泛。
（六）超时限制

在互联网时代，电子文档可以让用户在任何时候都能用到所需的文档，而不会受
到时间的约束。使用电子文件的人可以随时使用进入互联网的公开文件，而使用这些
文件的人与系统“交涉”。
现在，全球仅有渥太华的加拿大国家档案馆 24 小时开放，其他一些大型档案馆
每周一日一日两日开放。而且，大部分的国家档案馆都是在平时才对外开放的。就算

是在开放的那一天，大部分人都会在午餐休息的时候，没有文件，所以能够利用的时
间非常有限。与其他工业企业一样，在传统的纸质文件时代，对文件使用的时间存在
着一定的局限性。限制时间的方法需要特殊的技术方法，即网络传输。

在网络上使用的数码档案，其档案的使用不会受到时限的限制，使用者可以随时
使用网络内的公开档案，一切使用程序及使用程序均由使用者与系统完成。这样的便
利，不管是使用单位，还是档案管理员，都会很受欢迎。
（七）安保方面的新问题

在电子时代，不管是在网上使用，还是在网上使用，电子文件的安全性和保密性
越来越明显。在使用电子文件时，必须坚持档案的保密与安全性，避免资料泄露，并
注意防范病毒和黑客入侵。尤其是在网络使用方面，我们今天所做的一切，都让我们
意识到，在网络上，电子档案的安全性和保密性是一个重要而又困难的问题。在西方

发达国家，尤其是美国，电脑入侵了大量国家核心机密文件。若从技术层面上解决不
了，则会对网上电子文档的使用造成很大的阻碍。

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