Page 204 - 档案管理模式理论与发展创新

档案管理模式理论与发展创新
Innovation on Theory and Development of Archives Management Mode

使用者在任何时候都能获得协助与指导，此系统可以在网络或电脑上呈现“帮助”的
功能。

三、电子档案的获取和使用方法

电子文件的使用与传统的纸质文件的使用有很大区别，其区别主要是由于电子文

件的使用要使用电脑作为基础。所以，我们把电子文件的利用分为两大类：网上提供
和网上提供。
（一）未联机使用

所谓无网上供应利用，是指电子档案管理机构通过光盘、磁盘、磁带直接将电子
文档通过电脑直接供使用者阅读及使用，而我们称之为电子档案的实体使用。该系统
主要由没有网络连接的档案室（包括局域网和互联网）使用，其中包括用户到馆内查
阅和提供副本。

1.即时浏览
阅读是一种普遍的使用方法，在机构方面，它适合于拥有大量档案、使用者、使
用者条件好、电脑设备多的档案；从电子文件的角度来看，阅读适用于还没有上网、
不方便、不适宜、不需要上网的资料，例如某些限制使用的保密资料。它是一种直接

使用电子文档的方法，它是通过档案局或其他检索单位的计算机，通过档案局的网站
进行直接的查询。它的主要特征是：可以为用户提供技术支持；与通讯传送相比，可
以大大降低管理工作量，这样就可以让更多的人在同一时间使用同一电子文档。如果
是非联机使用，使用人员通常需要到档案室或图书馆的阅览室进行电子文档的使用。

电子文档的使用方式与传统的纸质文档有很大的区别，它是指将电脑用作阅读的载
体。但要注意的是，档案管理员要合理地限制和控制使用者的阅读空间。这个问题的
解决办法是根据档案网系统中可用的资料资源数量来决定的。这是一种最常用的电子

文件处理方法。
2.复印（为储存媒体提供副本）
在对文件进行复制时，可以将文件格式进行简单的变换，或者对文件的某些内容
进行复印，并能将文件的信息打印出来。在广泛使用计算机网络的情况下，档案管理

机构为用户提供了“RS”和“定题”查询服务，从多个方面进行了电子文档的使用。
若使用者在查阅电子档案后，须“抄录”档案的内容，则资料室或档案馆会有电
子档案的副本；或使用者必须将其电子文件借出，并于档案室或档案馆内提供。所谓
提供电子文档副本，是指档案局将电子文档以特殊的方式保存在某一载体上。所用复

制品的载体，因其使用的目的和目的的不同而不同。使用较大的电子电脑装置，最好
是提供磁带或硬盘；对于普通的小型电脑用户，如果有少量的文档和普通的应用，可

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