Page 203 - 档案管理模式理论与发展创新

第八章 电子文件管理

化、不能阅读等问题。
二是要严格控制数据库的质量。高品质的资料可以确保档案的使用。在资料的管
理上，要建立和完善资料品质的管理制度。要把好质量关，要根据自己的具体情况，
建立严格的数据质量评价指标，做到责任到人，并进行定期的检查。一份完整的宗

门、专案，或一段时期的资料，都要进行彻底的检查，确认无误后才能汇总、合并，
以确保资料的正确性；对已有的资料实行一票否决制度，对资料错误率超出规定标准
的，不得进行使用。
三是要实现馆室共享。档案资料资料库分为两大类：一类是在立卷改革之前所形

成的资料的数字化，其特征是要输入的资料分类目录时间跨度长、数量大；另一类为
立卷改革后档案目录的电脑输入，其特征是所记录的档案分类目录时间跨度短、数量
少，属于档案分类目录的一种。但对于一些比较大的立档单位，最好是把电脑的输入
工作分散到这个立档单位的内部机关。档案资料的电脑输入工作，档案室在接收档案

资料的同时，将档案资料整合成档案资料库，并将档案资料进行扫描，再将档案资料
转至档案资料库，成为档案馆的电子档案资料中心。对档案馆而言，它的职责是指导
和监督各个立档单位的电子档案的形成、积累、保管、整理；从各部门调入的电子文

档进行接收、转化，建立目录数据库。
四是要充分运用信息安全防护技术，以确保档案资料的安全。为了使档案资料
资料库具有加密技术、签名技术、报文认证和验证功能。确保资料库资讯：机密——
确保储存的资料不会泄露给非授权人士；完整性——保护数据免遭非法破坏；可用
性——确保授权方可以使用这些数据；不可抵触性——确保犯罪人不能否认其行为。

（二）制定新的使用准则
相对于传统的纸质文档，在使用电子文档时，存在着一个很大的问题。一方面，
由于其自身的不稳定，使得信息的原始性受到了潜在的威胁；另一方面，由于互联网

的发展，电子文件的使用窗口也会从阅览室向四面八方的电脑显示屏扩散，从而使得
以前很多被证明是有效的文件管理方法失效。必须对使用电子文档的专用系统进行
反思。
（三）充分利用现代化技术和设备，使电子文件的优势最大化

使用系统应便于使用，使其优势最大化。比如，档案馆的电子文件阅览室应当
让使用者边阅读边摘抄，就像阅读纸质文件一样。既然没有纸张，那就是没有纸张
的。应让使用者使用图书馆的电脑，分析、比较、综合各种资料，甚至是新资料（除
了为合法目的而提供的资料）。档案科应能根据使用者现有的软件，或透过网络，为

使用者提供档案资料，让使用者不受时空的局限，随时取得所需要的资料。档案处亦
应设立一套电子档案使用咨询服务，让使用者在任何时候都能解答使用者的疑问，让

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