Page 216 - 档案管理模式理论与发展创新

档案管理模式理论与发展创新
Innovation on Theory and Development of Archives Management Mode

平，尽量满足不同的利用要求；其二，由于摄影、复印、扫描等技术的广泛应用，档
案复制品容易失控，不利于档案保密和维护档案馆或企事业单位的合法权益，因此需
要在制发范围和批准权限方面妥善处理。
制发档案复制品，既可同阅览室工作相结合，也可单独规划与组织。档案复制品

必须与档案原件仔细校对，并在复制品的空白处或背后注明档案馆（室）的名称、档
案原件的档号，必要时加盖公章，以示对复制品的负责。
（三）档案证明
档案证明是指依据档案的记载出具的凭证性文件。档案是原始的历史凭证，许

多单位或个人为处理和解决某个问题，都希望得到与处理和解决该问题有关的档案材
料。出具档案证明就是为了满足这种利用需求，充分发挥档案凭证作用的一种档案信
息资源开发利用方式。
出具档案证明要以引述或节录档案原文为主要编写方法，保证内容的准确、真

实、客观，具体要求如下：
第一，必须根据利用者的申请来出具档案证明。申请可以书面申请，也可以口头
申请，说明档案证明所需证明的事实事项及需要解决的问题。

第二，出具档案证明必须根据正本或可靠的副本来摘引或编写，也可提供正本或
可靠副本的复制件，确保档案材料的真实性、完整性。
第三，档案部门在档案证明上必须注明档案材料的出处，加盖档案证明专用章或
单位印章或法人签章，确保档案证明与档案原件具有同等效力。
第四，出具档案证明切忌对材料内容加以评价或作出结论，也切忌对存在互相矛

盾的材料按需进行取舍。
（四）档案咨询
档案咨询是指档案馆、档案室答复利用者询问、指导和帮助其利用的活动。档案

利用接待人员根据档案及检索工具等回答利用者提出的询问，解答他们提出的问题，
协助利用者查找所需档案，直至按利用者要求提供利用结果。
1.档案咨询类型
按利用者提出的问题划分，档案咨询可分为三种类型。

（1）指导性咨询
这是对利用者在查找或阅读档案时发生的疑问进行指导，如告诉利用者如何使用
检索工具查找档案，解答利用者在阅读档案过程中出现的某些文书知识、档案知识、
历史知识等方面存在的问题。

（2）文献专题咨询
这是针对确定的研究课题或有关问题，档案部门向利用者提供所需档案资料的信

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